Dự án 8 tuần, ba người, bộ hồ sơ PMO 34 biểu mẫu: tailoring hay tuân thủ?
Bạn dẫn một dự án nhỏ làm trang tuyển dụng nội bộ, nhưng phương pháp luận của PMO yêu cầu đủ 34 biểu mẫu và 4 cổng phê duyệt như dự án lớn. Bạn tinh chỉnh quy trình thế nào cho vừa sức mà vẫn giữ được kiểm soát?
Bối cảnh
Bạn là PM tại một ngân hàng thương mại, được giao làm trang tuyển dụng nội bộ để nhân viên ứng tuyển các vị trí luân chuyển. Dự án 8 tuần, ngân sách 450 triệu đồng, đội gồm bạn, một lập trình viên và một nhà thiết kế, sponsor là Giám đốc nhân sự. Hệ thống không xử lý dữ liệu khách hàng nhưng có dữ liệu cá nhân của nhân viên. Phương pháp luận dự án của PMO ngân hàng được thiết kế sau một dự án lõi ngân hàng trị giá hàng trăm tỷ: 34 biểu mẫu (điều lệ, kế hoạch quản lý 10 lĩnh vực, ma trận RACI, báo cáo tuần theo mẫu 6 trang…) và 4 cổng phê duyệt, mỗi cổng họp hội đồng 2 tuần một lần. Lập trình viên của bạn tính nhẩm: chỉ riêng chờ các cổng đã mất 3–4 tuần. Giám đốc nhân sự muốn ra mắt trước đợt luân chuyển cán bộ quý tới. (Tình huống giả định, mang tính minh hoạ.)