Mới làm 35% mà dự phòng rủi ro đã cạn 85%: dự án ERP dệt may cần làm gì?
Dự án ERP cho tổng công ty dệt may mới đi được hơn một phần ba chặng đường, nhưng 1,02 tỷ trong 1,2 tỷ đồng dự phòng rủi ro đã được rút. Trước khi xin thêm tiền, bạn cần biết tiền đã đi đâu và các rủi ro còn lại cần bao nhiêu.
Bối cảnh
Bạn là PM của một công ty tư vấn triển khai hệ thống ERP cho một tổng công ty dệt may (tình huống giả định) với 5 nhà máy. Đường cơ sở chi phí (cost baseline) của dự án là 15 tỷ đồng, trong đó có 1,2 tỷ dự phòng rủi ro (contingency reserve) cho 22 rủi ro đã nhận diện. Ngoài ra, Phó tổng giám đốc — sponsor của dự án — giữ 600 triệu dự phòng quản lý (management reserve) cho những việc không lường trước; khoản này không nằm trong đường cơ sở và PM muốn dùng phải được sponsor phê duyệt. Dự án kéo dài 14 tháng, vừa đạt khoảng 35% khối lượng công việc. Sáng nay, chuyên viên tài chính dự án gửi báo cáo: đã rút 1,02 tỷ đồng dự phòng rủi ro, tức 85%, chỉ còn 180 triệu. Trong khi đó, các rủi ro lớn nhất — chuyển đổi dữ liệu tồn kho, tích hợp máy chấm công, đào tạo người dùng ở nhà máy — vẫn còn phía trước. Cuộc họp ban chỉ đạo tháng diễn ra sau 10 ngày.