ERP kế toán cho công ty bao bì: kế toán viên vừa khoá sổ vừa kiểm thử, kế toán trưởng không tin hệ thống
Doanh nghiệp sản xuất bao bì triển khai phần mềm ERP kế toán – kho để chạy từ đầu năm tài chính. Người dùng chủ chốt ở phòng kế toán bỏ buổi kiểm thử vì khoá sổ tháng, kế toán trưởng lo mất kiểm soát. Bạn xây dựng một đội dự án thật sự từ những người đang quá tải thế nào?
Bối cảnh
Bạn là PM phía khách hàng — trưởng nhóm CNTT được giao kiêm nhiệm — của một công ty sản xuất bao bì khoảng 350 nhân viên. Dự án triển khai phần mềm ERP gồm kế toán, mua hàng và kho, ngân sách 2,8 tỷ đồng, đơn vị tư vấn triển khai có 4 người. Mục tiêu: chạy hệ thống mới từ ngày 1/1 để số dư đầu kỳ của năm tài chính mới nằm trọn trên ERP. Đội phía công ty gồm 6 người dùng chủ chốt (key user): 4 kế toán viên, 1 thủ kho, 1 nhân viên mua hàng — tất cả vẫn làm công việc thường ngày. Kế toán trưởng có hơn 20 năm kinh nghiệm, quen phần mềm kế toán cũ và bảng tính, từng nói: “Phần mềm đẹp nhưng làm sai báo cáo thuế thì ai chịu?” Đang là tháng 9; vòng kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT) đầu tiên đã có ba buổi bị huỷ vì kế toán viên bận khoá sổ tháng. (Tình huống giả định, mang tính minh hoạ.)