Hội nghị khách hàng 1.200 chỗ: 26 ngày trước sự kiện, khách sạn báo chỉ còn sảnh 800 chỗ
Đã bán 1.050 vé, sáu nhà tài trợ đã ký gói gian hàng. Khách sạn báo sảnh lớn phải sửa hệ thống điều hoà và đề nghị chuyển sang sảnh 800 chỗ. Hợp đồng có điều khoản bất khả kháng viết khá mơ hồ. Bạn xử lý nhà cung cấp và hợp đồng thế nào?
Bối cảnh
Bạn là PM sự kiện của một công ty phần mềm kế toán (giả định minh hoạ), phụ trách hội nghị khách hàng thường niên: một ngày, 1.200 chỗ, 24 phiên chia sẻ và khu triển lãm của nhà tài trợ. Đã bán 1.050 vé, sáu nhà tài trợ đã thanh toán. Còn 26 ngày, khách sạn gửi email báo sảnh lớn phải thay hệ thống điều hoà và đề nghị chuyển sự kiện sang sảnh 800 chỗ, giảm 15% giá thuê. Hợp đồng ghi khách sạn “nỗ lực hợp lý để bố trí không gian tương đương” khi có sự cố kỹ thuật, nhưng không nói rõ ai chịu chi phí chênh lệch. Giám đốc marketing — sponsor của sự kiện — đang đi công tác và nhắn: “Em lo giúp chị, đừng để mất mặt với khách hàng.”