Năm chữ ký cho một bản thiết kế: quy trình phê duyệt làm tắc dự án ERP
Mỗi tài liệu thiết kế của dự án ERP phải qua năm cấp ký, trung bình 12 ngày làm việc. Mười bốn hạng mục đang xếp hàng chờ, đội tư vấn ngồi chờ việc. Bạn gỡ nút thắt quy trình mà không vượt quyền ai?
Bối cảnh
Bạn là PM nội bộ của một tổng công ty sản xuất (tình huống giả định), triển khai hệ thống ERP với đối tác tư vấn. Ngân sách 22 tỷ đồng, 14 tháng, đang ở tháng thứ 4 – giai đoạn thiết kế giải pháp. Quy chế nội bộ yêu cầu mỗi tài liệu thiết kế quy trình được ký lần lượt bởi trưởng phòng nghiệp vụ, phòng công nghệ thông tin, phòng pháp chế, kế toán trưởng và phó tổng giám đốc phụ trách. Thời gian trung bình mỗi vòng ký là 12 ngày làm việc; có tài liệu đi hai vòng vì người ký sau yêu cầu sửa điều người ký trước đã đồng ý. Hiện có 14 tài liệu đang chờ, chỉ số hiệu suất tiến độ (SPI) giảm xuống 0,82. Hợp đồng với đối tác tư vấn tính theo ngày công; họ đã gửi thư cảnh báo về thời gian chờ không được tính vào trách nhiệm của họ.