Ngân sách phòng máy chủ không có đồng dự phòng nào
Ngân sách 12 tỷ đồng được duyệt đúng bằng tổng ước lượng, Giám đốc tài chính gọi dự phòng là “tiền độn”. Bạn dùng sổ đăng ký rủi ro và EMV để lập dự phòng minh bạch, rồi quản lý nó khi rủi ro thật sự xảy ra.
Bối cảnh
Bạn là PM dự án xây dựng phòng máy chủ dự phòng cho một ngân hàng thương mại (tình huống giả định): cải tạo mặt bằng, hệ thống điện và UPS, làm mát chính xác, chữa cháy bằng khí, an ninh vật lý. Ước lượng từ dưới lên: 12 tỷ đồng, 8 tháng. Hội đồng đầu tư duyệt ngân sách đúng 12 tỷ. Sổ đăng ký rủi ro hiện có 4 mục chính: R1 UPS nhập khẩu giao trễ, phải thuê UPS tạm (xác suất 30%, tác động 400 triệu); R2 nền sàn phải gia cố (20%, 900 triệu); R3 tỷ giá tăng làm đội giá thiết bị (50%, 300 triệu); O1 cơ hội nhà cung cấp giảm giá điều hoà chính xác nếu đặt sớm (25%, tiết kiệm 200 triệu). Giám đốc tài chính (CFO) nói thẳng: “Dự phòng là tiền độn. Phát sinh thì trình riêng.” Sponsor là Giám đốc khối CNTT, muốn dự án xong trước đợt kiểm tra của cơ quan quản lý vào cuối năm.