Mười dự án, mười kiểu WBS nên PMO không so sánh được chi phí: chuẩn hoá WBS ở cấp cao, linh hoạt ở cấp thấp

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một tổng công ty điện lực có PMO quản lý danh mục các dự án trạm biến áp. Ban lãnh đạo yêu cầu PMO lập mô hình ước tính chi phí cho 15 trạm sắp đầu tư, dựa trên dữ liệu thực tế của 10 trạm đã hoàn thành.

PMO thu thập WBS và quyết toán của 10 dự án và gặp ngay khó khăn:

• Dự án 1 chia cấp 2 theo hạng mục công trình (nhà điều khiển, thiết bị ngoài trời, đường dây đấu nối).
• Dự án 2 chia theo gói thầu (gói xây lắp, gói thiết bị, gói tư vấn).
• Dự án 3 chia theo giai đoạn (chuẩn bị, thực hiện, kết thúc).
• Chi phí thí nghiệm hiệu chỉnh ở dự án 4 nằm trong "thiết bị", ở dự án 5 nằm trong "xây lắp", ở dự án 6 là một mục riêng.
• Chi phí quản lý dự án lúc thì tách riêng, lúc thì phân bổ vào từng hạng mục.

Sau ba tuần, PMO chỉ so sánh được tổng mức đầu tư — con số quá thô để ước tính hay phát hiện vấn đề hệ thống.

Phân tích theo PMBOK® Guide

WBS chuẩn là một tài sản quy trình tổ chức

Theo PMBOK® Guide ấn bản 6, mẫu WBS (WBS templates) của tổ chức thuộc tài sản quy trình tổ chức (organizational process assets – OPA) và là đầu vào của Create WBS. Ước lượng tham số (parametric estimating) và ước lượng tương tự (analogous estimating) đều cần dữ liệu lịch sử có cấu trúc nhất quán.

GAO: chuẩn hoá WBS là thực hành tốt nhất

GAO-20-195G lập luận rõ:

• Chuẩn hoá WBS giúp tổ chức thu thập và chia sẻ dữ liệu giữa các chương trình, cho ước tính chi phí nhất quán hơn và hỗ trợ xây dựng quan hệ ước tính chi phí (cost estimating relationship).
• Không chuẩn hoá thì rất khó so sánh chi phí giữa các nhà thầu, các chương trình, và tốn kém khi thu thập, đối chiếu dữ liệu.
• Để giữ linh hoạt, việc chuẩn hoá nên ở cấp cao — chẳng hạn cấp 3 — cấp thấp hơn được tuỳ biến theo cách mỗi chương trình quản lý công việc; riêng phần tử rủi ro cao hoặc tốn kém có thể chuẩn hoá sâu hơn.
• WBS chuẩn giúp quản trị danh mục: lãnh đạo thấy được nơi các vấn đề có tính hệ thống xảy ra (GAO lấy ví dụ tích hợp và thử nghiệm) và nơi nên đặt dự phòng.
• Cùng một WBS chuẩn nên được dùng cho ước tính chi phí, lịch và đường cơ sở đo lường hiệu suất EVM.

Hai ví dụ chuẩn hoá trong thực tế

• Bộ Quốc phòng Mỹ ban hành tiêu chuẩn MIL-STD-881 từ năm 1968, quy định WBS cho các loại khí tài; phiên bản F ban hành năm 2022. GAO dẫn từ chuẩn này danh sách các phần tử chung (quản lý chương trình, kỹ thuật hệ thống, tích hợp – lắp ráp – thử nghiệm, đào tạo, dữ liệu, thiết bị hỗ trợ…).