Ước lượng ba điểm và PERT: khi đội chỉ đưa ra một con số lạc quan

Tình huống minh hoạ

Một dự án (giả định) tích hợp cổng thanh toán cho chuỗi cửa hàng cần chốt ngày phát hành để bộ phận marketing lên kế hoạch chiến dịch. Trưởng nhóm kỹ thuật trả lời gọn: "Module đối soát giao dịch mất 15 ngày, hai việc còn lại thêm 13 ngày nữa, tổng cộng 28 ngày."

PM nhận ra hai vấn đề. Thứ nhất, 15 ngày là kịch bản "nhiều khả năng nhất", chưa tính tới việc tài liệu API của ngân hàng đối tác còn thiếu. Thứ hai, ở các dự án tương tự trước đây, những module tích hợp kiểu này thường kéo dài hơn dự kiến. Nếu PM báo cáo "28 ngày" như một cam kết chắc chắn, sponsor sẽ lập kế hoạch dựa trên một con số mà chính đội cũng không tin.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Ước lượng một điểm che giấu sự không chắc chắn. PMBOK® Guide – Sixth Edition, trong quy trình Estimate Activity Durations, giới thiệu ước lượng ba điểm (three-point estimating) để đưa sự không chắc chắn và rủi ro vào ước lượng. Mỗi công việc có ba giá trị:

• O – Optimistic: kịch bản thuận lợi nhất.
• M – Most likely: kịch bản thực tế nhất với nguồn lực đã giao.
• P – Pessimistic: kịch bản bất lợi nhất nhưng vẫn hợp lý, không phải thảm hoạ.

Từ đó có hai cách tính thời lượng kỳ vọng (tE):

Trong thực hành PERT cổ điển, độ lệch chuẩn của một công việc thường được xấp xỉ bằng σ = (P − O) / 6. Khi cộng nhiều công việc nối tiếp trên một đường, ta cộng phương sai (σ²) rồi mới lấy căn bậc hai, không cộng trực tiếp các σ — với giả định các công việc độc lập với nhau.

PMBOK® Guide – Seventh Edition, trong Planning Performance Domain, nhấn mạnh rằng ước lượng có các khía cạnh khoảng (range), độ đúng (accuracy), độ chính xác (precision) và mức tin cậy (confidence), đồng thời phân biệt ước lượng tất định (deterministic) với ước lượng xác suất (probabilistic).

Cách xử lý đề xuất

1. Thu thập ba điểm từ người trực tiếp làm việc. PM hỏi riêng từng công việc: "Nếu mọi thứ suôn sẻ thì bao lâu? Nếu gặp các vấn đề đã biết thì bao lâu?" và ghi lại giả định đằng sau giá trị P.