Không phải bất định nào cũng là rủi ro: mơ hồ, phức tạp và biến động theo PMBOK® 7

Tình huống minh hoạ

Một công ty bảo hiểm (giả định) khởi động dự án số hoá quy trình xử lý hồ sơ bồi thường. Sau hai tuần, PM liệt kê được ba nhóm "bất định" khác nhau:

Các phòng nghiệp vụ cùng dùng thuật ngữ "hồ sơ hoàn chỉnh" nhưng mỗi phòng hiểu một kiểu.
Hệ thống mới phải kết nối với nhiều hệ thống cũ, nhiều phòng ban và đối tác bên ngoài; thay đổi ở một chỗ thường gây hiệu ứng khó đoán ở chỗ khác.
Giá thuê hạ tầng và chi phí thuê ngoài nhân sự kiểm thử biến động liên tục trong những tháng gần đây.

Đội đề xuất "đưa hết vào risk register và chấm điểm". PM băn khoăn: một ma trận xác suất – tác động có xử lý được cả ba nhóm vấn đề này không?

Phân tích theo PMBOK® Guide

PMBOK® Guide – Seventh Edition dành riêng Uncertainty Performance Domain và phân biệt nhiều dạng bất định, mỗi dạng có hướng tiếp cận riêng:

Dạng	Đặc điểm	Hướng tiếp cận gợi ý
Bất định chung (uncertainty)	Thiếu hiểu biết hoặc không đoán trước được sự kiện, kết quả	Thu thập thông tin; chuẩn bị cho nhiều kết quả; set-based design; xây dựng khả năng phục hồi (resilience)
Mơ hồ (ambiguity)	Mơ hồ về khái niệm (conceptual) hoặc về tình huống khi có nhiều kết quả cùng có thể xảy ra (situational)	Chi tiết hoá dần (progressive elaboration); thử nghiệm (experiments); làm mẫu (prototypes)
Phức tạp (complexity)	Khó quản lý do hành vi con người, hành vi hệ thống hoặc sự mơ hồ	Theo hệ thống: decoupling, simulation; đổi góc nhìn: diversity, balance; theo quy trình: iterate, engage, fail safe
Biến động (volatility)	Thay đổi nhanh, khó lường, ví dụ về giá cả hay nguồn lực	Phân tích phương án (alternatives analysis); dự phòng (reserve)
Rủi ro (risk)	Sự kiện không chắc chắn có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực	Nhận diện, phân tích, ứng phó threats và opportunities; dự phòng; rà soát rủi ro

Đối chiếu với tình huống:

"Hồ sơ hoàn chỉnh" mỗi người hiểu một kiểu là mơ hồ về khái niệm. Chấm điểm xác suất cho nó không làm nó rõ hơn; cần thử nghiệm và làm mẫu.
Kết nối nhiều hệ thống và nhiều phòng ban là phức tạp. Cần giảm liên kết, chia nhỏ và lặp.
Chi phí hạ tầng và nhân sự thay đổi là biến động. Phù hợp với phân tích phương án và dự phòng chi phí.

Biểu mẫu tải về

Hướng dẫn tổ chức buổi Pre-mortem (Atlassian Team Playbook)Kịch bản workshop khoảng 60 phút cho 3–11 người: hình dung dự án đã thất bại/thành công, động não im lặng, gom nhóm, bỏ phiếu và giao việc. Kèm mẫu Confluence/Trello. Hữu ích để làm lộ ra các giả định mơ hồ trước khi bắt đầu.atlassian.com · 0 lượt mở

Mở liên kết

Khung quản lý rủi ro trong khu vực công (GOV.UK)Tài liệu "Management of risk in government" (PDF 44 trang, kèm bản tóm tắt HTML) của Cabinet Office: mô hình quản trị rủi ro, vai trò hội đồng quản trị, ví dụ, công cụ và biểu mẫu. Dùng để tham khảo cách tổ chức xử lý bất định ở cấp tổ chức.gov.uk · 0 lượt mở

Mở liên kết

Khung Cynefin – phân loại bối cảnh để chọn cách ra quyết định (Wikipedia)Tổng quan khung Cynefin với các vùng rõ ràng, phức tạp có thể phân tích (complicated), phức hợp (complex), hỗn loạn và hỗn độn. Giúp phân biệt khi nào nên phân tích chuyên gia, khi nào phải thử nghiệm – quan sát – điều chỉnh, khớp với cách PMBOK 7 tiếp cận sự phức tạp. Bài đọc tham khảo.en.wikipedia.org · 0 lượt mở

Mở liên kết

Hướng dẫn mô phỏng Monte Carlo trên Excel (Vertex42)Bài hướng dẫn kèm file mẫu cách dựng mô phỏng Monte Carlo bằng hàm ngẫu nhiên trong Excel, chạy nhiều lần và đọc phân phối kết quả. Dùng để định lượng biến động (volatility) của chi phí hoặc thời gian thay vì chỉ đưa một con số ước lượng. Excel.vertex42.com · 0 lượt mở

Mở liên kết

Mẫu bản đồ giả định – Assumption Mapping (Miro)Lưới 2x2 theo hai trục "mức quan trọng" và "mức chắc chắn" để đội liệt kê và xếp các giả định, kèm phần backlog thí nghiệm để kiểm chứng giả định rủi ro nhất. Phù hợp khi đối mặt sự mơ hồ (ambiguity): biến điều chưa rõ thành giả thuyết có thể kiểm tra. Trực tuyến (Miro).miro.com · 0 lượt mở

Mở liên kết

Mẫu lập kịch bản tương lai – Scenario Planning (Miro)Bảng trắng giúp đội xác định các yếu tố bất định chính, dựng vài kịch bản tương lai khác nhau và chuẩn bị hướng hành động cho từng kịch bản. Dùng cho các bất định không gán được xác suất, bổ sung cho sổ đăng ký rủi ro truyền thống. Trực tuyến (Miro).miro.com · 0 lượt mở

Mở liên kết

Không phải bất định nào cũng là rủi ro: mơ hồ, phức tạp và biến động theo PMBOK® 7

Tình huống minh hoạ

Phân tích theo PMBOK® Guide

Tình huống liên quan

Thiết bị y tế nhập khẩu đội giá vì tỷ giá: quản lý rủi ro tài chính trong dự án bệnh viện

Giá thép tăng mạnh khi đã ký hợp đồng trọn gói: phân bổ rủi ro qua loại hợp đồng

Scope creep từ yêu cầu "nhỏ thôi mà" của khách hàng

Go-live sàn thương mại điện tử sát đợt sale lớn: kiểm soát rủi ro an ninh mạng

Cách xử lý đề xuất

Góc nhìn đề thi PMP

Bài học rút ra

Tài liệu tham khảo

Biểu mẫu tải về

Trắc nghiệm tình huống PMP

Đánh giá bài viết

Bình luận