Lịch đầy đủ mọi phân hệ mà vẫn thiếu 22% ngân sách: quy tắc 100% và các phần tử chung bị bỏ quên trong WBS

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một sở y tế triển khai hệ thống quản lý bệnh viện cho 5 bệnh viện tuyến tỉnh. Nhà thầu lập WBS với 6 nhánh cấp 2 tương ứng 6 phân hệ: Tiếp đón, Khám ngoại trú, Nội trú, Dược, Xét nghiệm, Viện phí. Mỗi phân hệ được phân rã kỹ đến gói công việc; ước lượng từ dưới lên ra tổng ngân sách và lịch 12 tháng.

Đến tháng thứ 8, mọi phân hệ đều "xong 90%", nhưng hệ thống chưa chạy được ở bệnh viện nào. Các công việc đang ngốn thời gian là:

• Tích hợp giữa các phân hệ và với cổng giám định bảo hiểm y tế.
• Chuyển đổi dữ liệu bệnh nhân từ phần mềm cũ.
• Kiểm thử hệ thống tổng thể và kiểm thử hiệu năng.
• Đào tạo khoảng 1.500 người dùng theo ca trực.
• Thiết lập môi trường máy chủ, sao lưu.
• Và chính thời gian của PM, kỹ sư hệ thống, cuộc họp với sở.

Không mục nào ở trên có trong WBS. Ước tính lại cho thấy phần "vô hình" này chiếm khoảng 22% tổng ngân sách.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Quy tắc 100% (100% rule)

Quy tắc 100% là nguyên tắc nền tảng của WBS: WBS bao gồm 100% công việc thuộc phạm vi dự án — kể cả sản phẩm bàn giao nội bộ, bên ngoài, trung gian và cả công việc quản lý dự án. Quy tắc áp dụng ở mọi cấp: tổng công việc của các phần tử con phải bằng đúng 100% công việc của phần tử cha, không thiếu, không thừa.

GAO-20-195G diễn đạt cùng ý: trong WBS, tổng các phần tử con phải bằng phần tử cha, và việc không đưa đủ công việc cho mọi sản phẩm bàn giao dẫn đến trễ tiến độ, tăng chi phí và khiến đội nhầm lẫn. GAO còn dẫn một ví dụ thật: khi rà soát chương trình xử lý plutonium của Bộ Năng lượng Mỹ (GAO-14-231), GAO thấy các dự án con có WBS riêng nhưng chương trình không có WBS cấp chương trình, nên không thể bảo đảm ước tính chi phí vòng đời đã bao gồm mọi chi phí liên quan.

NASA WBS Handbook nói thẳng hơn: phạm vi công việc không nằm trong WBS của dự án thì không được coi là một phần của dự án. Nói cách khác, cái gì không có trong WBS thì không có ngân sách, không có lịch và không có người chịu trách nhiệm.

Các phần tử chung (common elements)

Vấn đề trong tình huống không phải là phân rã sai, mà là chỉ phân rã sản phẩm chính (prime mission product). GAO liệt kê các phần tử chung mà hầu như mọi WBS đều cần, lấy từ chuẩn của Bộ Quốc phòng Mỹ: