Sponsor đòi lịch chi tiết cho cả 18 tháng: Rolling wave planning và WBS

Tình huống minh hoạ

Một doanh nghiệp sản xuất (giả định) khởi động dự án triển khai hệ thống ERP kéo dài khoảng 18 tháng, gồm bốn giai đoạn: phân tích hiện trạng, thiết kế giải pháp, triển khai từng phân hệ, chuyển đổi dữ liệu và vận hành. Trong buổi họp khởi động, sponsor yêu cầu PM nộp biểu đồ Gantt chi tiết đến từng ngày cho toàn bộ 18 tháng trong tuần tới, để "kiểm soát cho chặt".

PM biết rằng mức độ tuỳ biến của các phân hệ phụ thuộc vào kết quả phân tích khoảng cách (fit-gap) — việc chỉ hoàn thành sau ba tháng đầu. Một lịch chi tiết cho tháng thứ 15 lúc này chỉ là phỏng đoán được trình bày như sự thật.

Phân tích theo PMBOK® Guide

• Progressive elaboration (chi tiết hoá dần): PMBOK® Guide – Sixth Edition mô tả đây là quá trình lặp, tăng dần mức chi tiết của kế hoạch khi có thêm thông tin và ước lượng chính xác hơn.
• Rolling wave planning (lập kế hoạch cuốn chiếu): một kỹ thuật của quy trình Define Activities — công việc gần được lập kế hoạch chi tiết, công việc xa hơn được lập ở mức cao hơn và chi tiết hoá khi đến gần.
• WBS (Work Breakdown Structure): phân rã có thứ bậc toàn bộ phạm vi công việc mà đội dự án cần thực hiện. Các khái niệm cần nắm:
  • Work package: cấp thấp nhất của WBS, nơi chi phí và thời lượng được ước lượng và quản lý.
  • Control account: điểm kiểm soát quản lý, nơi phạm vi, ngân sách, chi phí thực tế và tiến độ được tích hợp và so sánh với earned value.
  • Planning package: thành phần nằm dưới control account, đã biết nội dung công việc nhưng chưa có các hoạt động chi tiết.
  • Quy tắc 100% (100% rule): tổng công việc ở các cấp con bằng đúng công việc ở cấp cha — không thiếu, không thừa.
• Scope baseline gồm project scope statement, WBS và WBS dictionary đã được phê duyệt.
• PMBOK® Guide – Seventh Edition, trong Planning Performance Domain, nêu rằng lượng thời gian dành cho lập kế hoạch, cả ban đầu lẫn trong suốt dự án, nên được quyết định theo hoàn cảnh. Kết hợp với các nguyên tắc Tailor based on context và Navigate complexity, có thể hiểu là kế hoạch không nên chi tiết hơn mức thông tin hiện có cho phép.

Về độ chính xác, PMBOK® 6 nêu ví dụ: ước lượng sơ bộ (rough order of magnitude) ở giai đoạn khởi đầu có thể nằm trong khoảng −25% đến +75%, còn ước lượng xác định (definitive) về sau có thể thu hẹp tới khoảng −5% đến +10%. Đòi độ chi tiết cao ngay tuần đầu không làm độ chính xác tăng lên.

Cách xử lý đề xuất