Rủi ro không có trong sổ đăng ký: chuẩn bị cho rủi ro mới nổi bằng khả năng chống chịu của dự án

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty logistics triển khai dự án tự động hoá kho trung tâm: robot vận chuyển hàng, hệ thống băng tải và phần mềm điều phối. Giá trị thiết bị khoảng 12 tỷ đồng, mua từ một nhà cung cấp duy nhất. Sổ đăng ký rủi ro có 80 dòng, được rà soát đều đặn: chậm giao hàng, lỗi tích hợp, thiếu kỹ sư vận hành…

Tháng thứ năm, nhà cung cấp thông báo: một linh kiện điều khiển bị gián đoạn nguồn cung do biến động chuỗi cung ứng toàn cầu; lô robot thứ hai trễ không xác định. Không dòng nào trong sổ rủi ro mô tả tình huống này. Mỗi tuần go-live chậm, công ty mất khoảng 0,25 tỷ đồng khoản tiết kiệm vận hành dự kiến.

PM bị hỏi: "Sao quản lý rủi ro kỹ vậy mà vẫn không thấy trước?"

Phân tích theo PMBOK® Guide

Rủi ro đã biết và rủi ro mới nổi

• Rủi ro đã biết (known risks): được nhận diện, phân tích, có ứng phó và dự phòng (contingency reserve).
• Rủi ro chưa biết (unknown risks) và rủi ro mới nổi (emergent risks): không thể hoặc chưa thể nhận diện khi lập kế hoạch, chỉ lộ ra khi tình hình thay đổi.

PMBOK® Guide ấn bản 7 xử lý điều này trong Uncertainty Performance Domain, với các cách tiếp cận: thu thập thông tin, chuẩn bị cho nhiều kết quả, thiết kế dựa trên tập phương án (set-based design) và xây dựng khả năng chống chịu (resilience). Nguyên tắc Embrace adaptability and resiliency nhấn mạnh năng lực hấp thụ cú sốc và phục hồi nhanh. Ở PMBOK® Guide ấn bản 6, phần dành cho rủi ro chưa biết là dự trữ quản lý (management reserve), nằm ngoài đường cơ sở chi phí.

Bài học từ khu vực công

Hướng dẫn thực hành tốt về quản lý rủi ro của Văn phòng Kiểm toán Quốc gia Anh (NAO, 2023) khuyến nghị: liên tục quét chân trời (horizon scanning) để phát hiện rủi ro mới nổi, đa dạng hoá góc nhìn khi nhận diện, và mạnh dạn hình dung các kịch bản nghiêm trọng nhưng có thể xảy ra — vì kịch bản thường bị giới hạn ở những gì "chỉ gây phiền toái". Hướng dẫn cũng nhấn mạnh việc lập bản đồ phụ thuộc với bên thứ ba và rủi ro liên kết.

Trong tình huống, điểm yếu không nằm ở việc thiếu một dòng trong sổ rủi ro, mà ở cấu trúc dễ tổn thương: một nhà cung cấp, một thiết kế gắn chặt, không có phương án thay thế.

Cách xử lý

Bước 1: Ổn định — xử lý như một vấn đề