Mọi hạng mục đều "ưu tiên cao": xếp thứ tự backlog bằng chi phí trì hoãn (cost of delay) và WSJF

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Product Owner của nền tảng thương mại điện tử cho doanh nghiệp nhỏ có năm đề xuất lớn cho quý tới, mỗi đề xuất đều được một lãnh đạo "bảo lãnh":

1. Tích hợp hoá đơn điện tử — Giám đốc Tài chính nói "bắt buộc".
2. Ứng dụng di động cho người bán — Giám đốc Kinh doanh nói "đối thủ đã có".
3. Nâng cấp hạ tầng tìm kiếm — Trưởng phòng Kỹ thuật nói "hệ thống sắp quá tải".
4. Chương trình khách hàng thân thiết — Marketing nói "mùa mua sắm cuối năm".
5. Báo cáo phân tích cho người bán — đội Chăm sóc khách hàng nói "khách hỏi nhiều nhất".

Đội chỉ làm được khoảng hai đến ba hạng mục trong quý. Họp xếp hạng ba lần không ra kết quả, vì mỗi người so sánh theo tiêu chí của mình.

Chi phí trì hoãn là gì

Chi phí trì hoãn (cost of delay) là giá trị kinh tế bị mất đi khi một hạng mục được hoàn thành muộn hơn. Câu hỏi không phải "hạng mục này có giá trị bao nhiêu" mà là "mỗi tuần chưa có nó, ta mất bao nhiêu". Cách nhìn này được phổ biến trong quản lý dòng sản phẩm, đặc biệt qua các công trình của Donald Reinertsen về phát triển sản phẩm theo dòng chảy.

Hai hạng mục có cùng tổng giá trị có thể có chi phí trì hoãn rất khác nhau. Chương trình khách hàng thân thiết ra mắt sau mùa mua sắm có thể mất gần hết giá trị; báo cáo phân tích ra muộn một tháng thì mất ít hơn nhiều.

WSJF: chia chi phí trì hoãn cho độ lớn

WSJF (Weighted Shortest Job First) — ưu tiên việc ngắn có trọng số — là cách xếp hạng dùng trong khung SAFe, dựa trên ý tưởng chi phí trì hoãn:

WSJF = Chi phí trì hoãn ÷ Thời lượng (hoặc độ lớn) công việc

Theo SAFe, chi phí trì hoãn được ước lượng tương đối từ ba thành phần:

• Giá trị cho người dùng và kinh doanh
• Tính cấp bách về thời gian (có hạn chót, cửa sổ thị trường không?)
• Giảm rủi ro hoặc mở ra cơ hội (có giúp giảm rủi ro hay tạo nền tảng cho việc khác không?)

Mỗi thành phần được chấm theo thang tương đối (thường là dãy kiểu Fibonacci: 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20), so sánh giữa các hạng mục với nhau. Hạng mục có WSJF cao nhất được làm trước.

Trực giác phía sau: khi hai việc có chi phí trì hoãn tương đương, làm việc nhỏ trước giúp giá trị đến sớm hơn và tổng thiệt hại do trì hoãn thấp hơn.

Áp dụng cho tình huống