WBS chia theo phòng ban nên không ai trả lời được "bộ phận nào đang vượt chi": chuyển sang WBS hướng sản phẩm bàn giao

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty logistics xây trung tâm phân phối mới gồm nhà kho chính, khu văn phòng, hệ thống băng tải tự động và hệ thống quản lý kho (WMS). Cấu trúc phân rã công việc (work breakdown structure – WBS) do phòng kế hoạch lập có cấp 2 như sau:

Cách chia này "dễ giao việc": mỗi phòng ban nhận một nhánh. Đến tháng thứ 9, báo cáo cho thấy chi phí thực tế của nhánh Thi công vượt 18% so với ngân sách. Giám đốc hỏi: "Vượt ở nhà kho, văn phòng hay băng tải?". Không ai trả lời được trong cuộc họp, vì chi phí thi công của cả bốn hạng mục được ghi chung vào một mã. Muốn biết, phòng tài chính phải lục lại hoá đơn từng nhà thầu phụ — mất hai tuần.

Cùng lúc, đội WMS than phiền rằng phần mềm của họ "không nằm ở đâu cả": phần cấu hình nằm trong Thiết kế, phần mua giấy phép nằm trong Mua sắm, phần tích hợp với băng tải lại nằm trong Kiểm thử. Không ai sở hữu trọn vẹn sản phẩm "WMS chạy được".

Phân tích theo PMBOK® Guide

WBS là phân rã sản phẩm bàn giao, không phải phân rã tổ chức

PMBOK® Guide ấn bản 6 định nghĩa WBS là sự phân rã theo thứ bậc toàn bộ phạm vi công việc mà đội dự án phải thực hiện để đạt mục tiêu và tạo ra các sản phẩm bàn giao (deliverables). Quy trình Create WBS (5.4) dùng kỹ thuật phân rã (decomposition); đầu ra là đường cơ sở phạm vi (scope baseline) gồm bản mô tả phạm vi, WBS và từ điển WBS.

PMBOK cho phép nhiều cách tổ chức cấp 2 (theo giai đoạn, theo sản phẩm bàn giao chính, theo thành phần do bên ngoài thực hiện). Tuy nhiên, các hướng dẫn chuyên sâu đều nghiêng hẳn về phía hướng sản phẩm:

• NASA WBS Handbook mô tả WBS là một "cây gia phả" hướng sản phẩm, gồm phần cứng, phần mềm, dịch vụ và mọi sản phẩm bàn giao khác. Sổ tay liệt kê cụ thể các phần tử không phải sản phẩm không nên dùng để chia WBS: "Thiết kế", "Kỹ thuật", "Chế tạo" (là chức năng/tổ chức), "Giai đoạn A" (là khung thời gian), "Lao động trực tiếp" (là loại chi phí). Hai mẫu WBS cấp 2 theo giai đoạn và theo chức năng được sổ tay đánh dấu là "không khuyến nghị" vì không làm rõ phạm vi và sản phẩm phải tạo ra.