Product backlog 640 hạng mục, gần 60% chưa ai đụng tới hơn nửa năm: tỉa backlog và giới hạn độ sâu chi tiết

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty phần mềm quản lý trường học ở Hà Nội đã chạy Scrum được ba năm. Product backlog của sản phẩm có 640 hạng mục: yêu cầu từ khách hàng, ý tưởng của ban giám đốc, lỗi nhỏ, nợ kỹ thuật, ghi chú từ các buổi họp cũ.

Product Owner mới nhận việc thấy ba triệu chứng:

• Buổi làm rõ backlog (refinement) mất cả buổi chỉ để tìm hạng mục cần bàn.
• Nhiều hạng mục trùng nhau với cách viết khác nhau.
• Bộ phận kinh doanh nói với khách: "Yêu cầu của anh chị đã nằm trong backlog rồi" — và khách hiểu đó là lời hứa.

Bước 1: đo tuổi backlog

PO xuất danh sách và nhóm theo lần cập nhật cuối cùng:

380 hạng mục (khoảng 59%) không được ai đụng tới hơn nửa năm. Với tốc độ đội đang làm, phần lớn chúng sẽ không bao giờ được làm.

Vì sao backlog dài là một chi phí

Agile Alliance mô tả backlog là danh sách những việc có thể làm để đạt một kết quả — mỗi hạng mục là một lựa chọn, không phải cam kết. Hạng mục nên dễ thêm vào và cũng dễ bỏ ra khi không còn giúp đạt kết quả. Backlog trở nên khó quản lý khi đội ghi mọi đề xuất mà không bao giờ xem xét hay loại bỏ.

Chi phí của backlog phình to thường không hiện trên giấy:

• Thời gian làm rõ: mỗi buổi refinement phải lướt qua hàng trăm dòng không liên quan.
• Kỳ vọng sai: khách hàng và bộ phận kinh doanh tưởng mọi thứ trong backlog đều "sẽ làm".
• Mất tín hiệu: hạng mục quan trọng bị chìm giữa ghi chú cũ.