Ai cũng cộng thêm 30% "cho chắc" mà dự án vẫn trễ: đệm ngầm trong ước lượng và dự phòng minh bạch

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Ở một công ty phần mềm gia công, quy trình lập kế hoạch đã thành "trò chơi" mà ai cũng biết luật:

1. Lập trình viên ước lượng, rồi cộng thêm khoảng 30% vì "lần trước bị trách là ước lượng thiếu".
2. Trưởng nhóm cộng thêm 20% vì "bên dưới hay lạc quan".
3. Giám đốc dự án nhìn con số, thấy cao, cắt "đồng loạt 25%" vì "đội nào cũng đệm".

Kết quả: con số cuối cùng chẳng ai tin, và không ai biết bao nhiêu phần trăm trong đó là công việc thật, bao nhiêu là đệm. Lạ hơn: dù có đệm, các hoạt động vẫn thường trễ. Những hoạt động xong sớm thì gần như không bao giờ được báo xong sớm.

Vì sao đệm ngầm không bảo vệ được tiến độ

Định luật Parkinson

Năm 1955, C. Northcote Parkinson viết trên tạp chí The Economist một tiểu luận châm biếm, mở đầu bằng nhận xét: công việc tự phình ra để lấp đầy thời gian dành cho nó. Khi một hoạt động được giao 10 ngày mà thực chất cần 7, ba ngày còn lại thường bị tiêu vào hoàn thiện thêm, chờ đợi, hoặc việc khác — hiếm khi được trả lại cho dự án.

Hội chứng sinh viên (student syndrome)

Eliyahu Goldratt dùng thuật ngữ này trong cuốn Critical Chain (1997): người ta có xu hướng chỉ thực sự bắt tay vào việc khi gần đến hạn. Đệm được đặt vào đầu hoạt động, và bị tiêu trước khi rủi ro thật xuất hiện. Khi rủi ro đến ở cuối, không còn biên nữa.

Luật Hofstadter

Douglas Hofstadter, trong Gödel, Escher, Bach (1979), đùa rằng mọi việc luôn mất nhiều thời gian hơn ta nghĩ, kể cả khi đã tính đến luật Hofstadter. Câu đùa nói đúng một điều: cộng thêm một tỷ lệ cảm tính không giải quyết được gốc rễ của ước lượng thiếu — vì cái thiếu thường đến từ rủi ro cụ thể chưa được nhận diện, không phải từ một hệ số chung.

Đệm không cộng gộp được

Đệm ở từng hoạt động không "dồn" lại cho dự án: hoạt động xong sớm không chuyển phần dư cho hoạt động sau (do Parkinson và do phụ thuộc kết thúc – bắt đầu), trong khi hoạt động trễ đẩy trễ mọi thứ phía sau. Vì vậy dự án có thể vừa phình về tổng con số, vừa trễ về tiến độ.

Từ đệm ngầm sang dự phòng minh bạch

PMBOK® Guide ấn bản 6 phân biệt rõ:

• Ước lượng hoạt động: con số phản ánh công việc dự kiến, không chứa đệm ẩn.
• Dự phòng rủi ro (contingency reserve): cho các rủi ro ("known-unknowns"), xác định bằng , nằm trong đường cơ sở tiến độ/chi phí, do PM quản lý.