Giám đốc tài chính cắt ngân sách đi lại của đội phân tán: dùng đường cong Allen để bảo vệ những lần gặp mặt có chủ đích

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một tập đoàn bán lẻ triển khai hệ thống quản lý chuỗi cung ứng mới trong 14 tháng. Đội dự án 22 người gồm nhóm nghiệp vụ ở TP.HCM, nhóm kỹ thuật ở Hà Nội và nhóm đối tác triển khai ở Bangalore (Ấn Độ). Kế hoạch ban đầu có ngân sách cho một buổi kick-off trực tiếp 3 ngày tại TP.HCM và bốn buổi workshop trực tiếp theo quý.

Trước khi khởi động, giám đốc tài chính đề nghị cắt toàn bộ khoản này: "Chúng ta họp video mỗi ngày rồi. Đi lại cho 22 người là hàng trăm triệu đồng, không thấy lợi ích cụ thể."

Anh Tùng — PM — có hai ngày để trả lời. Anh nhớ dự án trước đó cũng làm hoàn toàn từ xa: sau 4 tháng, nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật gần như chỉ trao đổi qua phiếu yêu cầu, hiểu lầm về quy trình nhập kho chỉ lộ ra khi kiểm thử chấp nhận.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Đường cong Allen

Cuối thập niên 1970, giáo sư Thomas J. Allen (MIT) nghiên cứu các nhóm kỹ sư và phát hiện mối tương quan nghịch mạnh giữa khoảng cách vật lý và tần suất giao tiếp: khi chỗ ngồi cách nhau khoảng 50 mét trở lên, khả năng trao đổi kỹ thuật hằng tuần giảm xuống rất thấp. Hiện tượng này được gọi là đường cong Allen (Allen curve).

Điều đáng chú ý là khi Allen xem lại vấn đề năm 2007, liệu internet và điện thoại rẻ có xoá được khoảng cách, ông nhận thấy tương quan vẫn tồn tại ở mọi kênh: người ta gọi điện, gửi email nhiều nhất cho chính những người họ hay gặp trực tiếp. Công cụ số không thay thế mà khuếch đại các mối quan hệ sẵn có.

Bằng chứng từ làm việc từ xa quy mô lớn

Nghiên cứu của Microsoft trên dữ liệu nhân viên trước và sau khi chuyển sang làm từ xa năm 2020 (Yang và cộng sự, Nature Human Behaviour, 2021) cho thấy mạng lưới cộng tác trở nên co cụm: thời gian cộng tác giữa các nhóm khác nhau giảm khoảng 25%, trong khi liên kết trong nội bộ nhóm tăng; người lao động chuyển sang dùng nhiều kênh bất đồng bộ (email, tin nhắn) hơn.

Với dự án của anh Tùng, điều này có nghĩa: nếu không chủ động tạo kết nối, ba nhóm sẽ tự co về "ốc đảo" của mình — đúng kịch bản của dự án trước.

Góc nhìn PMBOK

• PMBOK® Guide ấn bản 6, Develop Team (9.4) liệt kê co-location (bố trí làm việc cùng chỗ) và virtual teams là công cụ & kỹ thuật; với đội phân tán, co-location có thể là tạm thời ở các giai đoạn then chốt. Team building cũng là kỹ thuật của quy trình này.
• PMBOK 7, lĩnh vực Đội ngũ: xây dựng văn hoá đội, tầm nhìn chung và quan hệ tin cậy. Nguyên tắc .