Họp 1-1 giữa PM và thành viên: cấu trúc, tần suất và vì sao không nên biến nó thành buổi báo cáo tiến độ

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Linh là PM của một dự án xây dựng ứng dụng ngân hàng di động, đội 9 người. Cô duy trì họp 1-1 hai tuần một lần với từng thành viên, mỗi buổi 30 phút. Ba tháng sau, Linh thấy các buổi 1-1 trở nên vô vị: thành viên lần lượt kể lại những gì đã nói trong daily stand-up, Linh ghi chép, hai bên chào nhau.

Rồi một kỹ sư kiểm thử giỏi nhất đội nộp đơn nghỉ việc. Lý do: cô muốn chuyển sang làm tự động hoá kiểm thử từ lâu nhưng "không có dịp nói". Linh giật mình — hai bên đã có sáu buổi 1-1 trong ba tháng.

Vấn đề không phải thiếu họp. Vấn đề là buổi họp không được thiết kế để những câu chuyện như vậy được nói ra.

Họp 1-1 dùng để làm gì

Trong cuốn High Output Management, Andy Grove — cựu CEO của Intel — coi họp 1-1 là một công cụ quản lý quan trọng: buổi gặp riêng giữa người quản lý và từng người trong nhóm, thuộc về người được quản lý nhiều hơn là người quản lý. Nhiều tổ chức hiện đại kế thừa tinh thần đó. Sổ tay quản lý công khai của GitLab, chẳng hạn, mô tả buổi 1-1 là buổi họp của thành viên, do thành viên chuẩn bị chương trình, và người quản lý có trách nhiệm lắng nghe, hỗ trợ.

Những nội dung phù hợp cho buổi 1-1:

• Trở ngại mà thành viên chưa tiện nêu trước đội.
• Phản hồi hai chiều: PM góp ý cho thành viên, và thành viên góp ý cho PM.
• Mục tiêu phát triển, kỹ năng muốn học, công việc muốn thử.
• Mức độ quá tải, mệt mỏi, các vấn đề cá nhân ảnh hưởng đến công việc (ở mức thành viên muốn chia sẻ).

Những nội dung không nên chiếm buổi 1-1: cập nhật tiến độ (đã có stand-up, bảng công việc), quyết định kỹ thuật cần cả đội.

Liên hệ với PMBOK® Guide và PMP

Lĩnh vực hiệu suất Team trong PMBOK® Guide ấn bản 7 nhấn mạnh lãnh đạo phục vụ, phát triển đội, tạo môi trường an toàn để mọi người nói thẳng. Đề cương PMP (ECO) có nhiều nhiệm vụ liên quan như hỗ trợ hiệu suất thành viên, cố vấn (mentor) các stakeholder liên quan, và xử lý trở ngại cho đội.

Họp 1-1 là nơi các nhiệm vụ đó diễn ra trong thực tế. An toàn tâm lý (psychological safety) — niềm tin rằng mình sẽ không bị trừng phạt khi nói ra lo ngại hay sai sót — được xây dựng từng chút một qua những cuộc trò chuyện riêng như vậy.

Cấu trúc gợi ý cho buổi 1-1 30 phút