Nửa đội ngồi phòng họp, nửa đội nhìn màn hình: tổ chức cuộc họp hybrid công bằng cho thành viên từ xa

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty bảo hiểm triển khai hệ thống quản lý bồi thường mới. Đội 12 người: 9 người làm tại trụ sở Hà Nội, 3 chuyên viên nghiệp vụ làm từ chi nhánh Đà Nẵng, Cần Thơ và một người làm tại nhà sau sinh. Buổi họp lập kế hoạch hai tuần một lần diễn ra trong phòng họp lớn, có một webcam đặt trên màn hình TV ở đầu bàn.

Sau ba buổi, chị Mai — chuyên viên ở Cần Thơ — nhắn riêng cho PM:

• "Em không nghe được khi mọi người nói cùng lúc, nhất là người ngồi cuối bàn."
• "Mọi người vẽ lên bảng trắng, camera không thấy gì."
• "Em giơ tay trên phần mềm ba lần mà không ai để ý, đến lúc được hỏi thì chủ đề đã qua."
• "Sau họp, mọi người đứng lại bàn tiếp ở hành lang, quyết định thay đổi mà bọn em không biết."

Số liệu PM tự đếm trong một buổi họp 60 phút: ba thành viên từ xa phát biểu tổng cộng chưa tới 4 phút.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Vì sao họp hybrid khó hơn cả họp trực tiếp lẫn họp trực tuyến

Hướng dẫn họp hybrid của Microsoft Research (Rintel và cộng sự, 2021) chỉ ra rằng họp hybrid tạo ra sự bất cân xứng ở bốn mặt: biết mình được nhìn nhận thế nào, thấy được tín hiệu hội thoại, tiếp cận công nghệ và tài nguyên, và phân bổ quyền lực trong cuộc họp. Người từ xa khó nghe khi nhiều người nói cùng lúc, khó thấy từng người trong phòng, khó tương tác với tài liệu vật lý (bảng trắng, giấy); người trong phòng lại khó biết người từ xa đang theo dõi tới đâu. Thiệt thòi thường lớn hơn với nhân viên mới, nhóm thiểu số và người khuyết tật.

Hướng dẫn này cũng gợi ý một nguyên tắc chọn hình thức: ưu tiên gặp trực tiếp cho việc động não và xây quan hệ, dùng hình thức toàn bộ trực tuyến cho họp thường lệ, và chỉ dùng hybrid khi lợi ích cho người tại chỗ lớn hơn thiệt thòi cho người từ xa.

Góc nhìn PMBOK

• PMBOK 7, lĩnh vực Đội ngũ: lãnh đạo đội cần tạo môi trường mà mọi thành viên đóng góp được; nguyên tắc "Tạo môi trường cộng tác" và "Thể hiện hành vi lãnh đạo".
• PMBOK® Guide ấn bản 6: Develop Team (9.4) với công cụ virtual teams, communication technology, team building; Manage Communications (10.2) với kỹ năng quản lý cuộc họp (meeting management).
• Quy tắc nền (ground rules) và thoả thuận làm việc nên bao gồm quy ước họp hybrid.
• Đạo đức: Bộ Quy tắc Đạo đức của PMI đề cao sự công bằng (fairness) và tôn trọng (respect) — đối xử bình đẳng với người không có mặt trong phòng là một biểu hiện cụ thể.