Hệ thống kế toán dùng mã khác với WBS nên mỗi tháng mất 5 ngày "khớp số": thiết kế mã WBS làm mã chi phí ngay từ đầu

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một tập đoàn bán lẻ triển khai chương trình mở 40 cửa hàng mới trong 18 tháng. Ban dự án lập WBS chi tiết: mỗi cửa hàng là một nhánh, bên dưới có các gói "Thiết kế", "Cải tạo mặt bằng", "Lắp đặt kệ và thiết bị", "Hệ thống bán hàng", "Tuyển và đào tạo nhân viên", "Khai trương".

Nhưng phòng kế toán ghi nhận chi phí theo mã trung tâm chi phí (phòng Xây dựng, phòng CNTT, phòng Nhân sự…) và tài khoản kế toán (vật tư, dịch vụ thuê ngoài, lương). Không có trường nào ghi "cửa hàng số 17".

Hệ quả:

• Mỗi cuối tháng, chuyên viên kế hoạch mất khoảng 5 ngày làm việc đối chiếu hoá đơn, bảng chấm công để phân bổ chi phí về từng cửa hàng.
• Chi phí lương nội bộ được chia "theo tỷ lệ" vì không ai ghi giờ theo cửa hàng.
• Báo cáo EVM luôn trễ ba tuần, và sai số phân bổ lớn đến mức ban điều hành không tin con số CPI.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Mã WBS và hệ thống tài khoản

PMBOK® Guide ấn bản 6 mô tả rằng mỗi phần tử WBS được gán một mã định danh duy nhất, và các mã này tạo thành hệ thống mã tài khoản (code of accounts) — cấu trúc đánh số dùng để định danh duy nhất từng phần tử của WBS. Hệ thống này cho phép tổng hợp chi phí, tiến độ, nguồn lực theo thứ bậc. Từ điển WBS cũng thường chứa mã tài khoản cho từng phần tử.

Wikipedia mô tả cách đánh số phổ biến: mã thập phân phản ánh cấp (1.1.2 là phần tử cấp 3), giúp nhận diện nhất quán và ánh xạ sang tài liệu, hệ thống thanh toán.

Cách NASA giải quyết: một mã cho cả kỹ thuật lẫn tài chính

NASA WBS Handbook đưa ra một yêu cầu đáng học hỏi: dự án phải dùng WBS kỹ thuật trùng khớp chính xác với WBS kế toán trong hệ thống tài chính lõi của cơ quan. Mã phần tử WBS đồng thời là mã ghi chi phí: mỗi giao dịch kế toán được mã hoá để biết nó thuộc phần tử WBS nào và phát sinh trong kỳ nào. Cấu trúc mã của NASA: mỗi dự án có mã 6 chữ số (ví dụ 123456), mỗi cấp con thêm hai chữ số ngăn bằng dấu chấm (cấp 2: 123456.02, cấp 4: 123456.02.07.05), tối đa 7 cấp trong hệ thống tài chính.

Sổ tay cũng khuyến nghị nhóm quản lý phối hợp với bộ phận tài chính ngay khi xây WBS để cấu trúc mã vừa phục vụ quản lý kỹ thuật, vừa khớp với cấu trúc kế toán chi phí. Lợi ích được NASA nhấn mạnh: vì kỹ thuật và tài chính dùng chung một WBS, việc gắn kết chi phí, tiến độ và kỹ thuật thành một đường cơ sở quản lý trở nên dễ dàng.

WBS không thay thế sổ kế toán — nó là chiều thứ ba