WBS 2.400 dòng mà không ai cập nhật, WBS 15 dòng mà không ai kiểm soát được: phân rã đến đâu thì dừng

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty tích hợp hệ thống có hai dự án chạy song song, do hai PM có phong cách trái ngược.

Dự án A – Hệ thống camera giao thông cho một thành phố. PM rất cẩn thận, phân rã WBS xuống 7 cấp, khoảng 2.400 phần tử, nhiều gói chỉ 2–4 giờ công ("Lắp chân đế camera nút giao số 17"). Sau hai tháng, việc cập nhật tiến độ chiếm gần một ngày mỗi tuần của mỗi trưởng nhóm. Họ bắt đầu bỏ qua, đánh dấu "xong" hàng loạt vào thứ Sáu. Báo cáo vẫn đẹp, nhưng không phản ánh thực tế.

Dự án B – Trung tâm dữ liệu cho một ngân hàng. PM thích "gọn": WBS chỉ có 3 cấp, 15 phần tử, trong đó "Hạ tầng điện" là một gói 4 tháng, 3,2 tỷ đồng. Mỗi tháng báo cáo đều ghi "đang thực hiện, 60%". Đến tháng thứ 4, phát hiện bộ lưu điện (UPS) giao trễ 7 tuần — vấn đề đã có dấu hiệu từ tháng đầu nhưng chìm trong gói lớn.

Giám đốc khối hỏi: "Vậy phân rã đến đâu là đủ?"

Phân tích theo PMBOK® Guide

Gói công việc là gì

Gói công việc (work package) là phần tử ở cấp thấp nhất của WBS, nơi chi phí và thời gian được ước lượng và quản lý. PMBOK® Guide không quy định số cấp cố định; mức độ phân rã thay đổi theo quy mô và độ phức tạp của dự án. NASA WBS Handbook cũng nêu rằng số cấp phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp, mức bất định kỹ thuật và nhu cầu quản lý, và mỗi nhánh chỉ cần phân rã đến mức đủ để quản lý, theo dõi và kiểm soát — các nhánh không nhất thiết phải sâu bằng nhau.

GAO-20-195G đưa ra một mức sàn: mỗi WBS ít nhất ba cấp (toàn chương trình – các phân đoạn chính – các hệ thống con), và WBS cần mở rộng đến mức đủ để lập kế hoạch và quản lý toàn bộ phạm vi.

Các quy tắc kinh nghiệm phổ biến

Trong thực tế, nhiều tổ chức dùng các quy tắc kinh nghiệm (không phải chuẩn bắt buộc của PMI):

• Quy tắc 8/80: một gói công việc nên cần không ít hơn khoảng 8 giờ và không quá khoảng 80 giờ công.
• Quy tắc kỳ báo cáo: gói công việc không nên kéo dài quá một kỳ báo cáo (ví dụ một hoặc hai tuần), để mỗi kỳ ta biết chắc gói nào đã xong.
• Quy tắc "hợp lý": dừng khi việc chia nhỏ hơn không giúp ước lượng, giao việc hay kiểm soát tốt hơn.

Các con số này là điểm khởi đầu. Dự án xây dựng lớn có gói công việc hàng trăm giờ vẫn hợp lý nếu đo được tiến độ khách quan.

Bộ tiêu chí để dừng phân rã

Gộp các hướng dẫn trên, một phần tử có thể là gói công việc khi trả lời "có" cho cả năm câu:

1. Ước lượng được chi phí và thời lượng với độ tin cậy chấp nhận được.