Mười lăm biến số bất định, ngân sách chỉ có một: dùng biểu đồ lốc xoáy để biết rủi ro nào đáng lo trước

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty bảo hiểm chuẩn bị chuyển hệ thống quản lý hợp đồng lên hạ tầng đám mây. Ước lượng cơ sở: 10,0 tỷ đồng. Bảng tính có khoảng 15 giả định: khối lượng dữ liệu, năng suất đội chuyển đổi, đơn giá bản quyền, tỷ giá, chi phí đào tạo…

Ba cuộc họp rủi ro liên tiếp xoay quanh tỷ giá USD, vì giám đốc tài chính rất quan tâm. Không ai trả lời được câu hỏi của sponsor: "Trong mười mấy thứ bất định ấy, cái nào làm ngân sách dao động nhiều nhất?"

PM quyết định làm phân tích độ nhạy. Với mỗi biến, đội thống nhất một mức thuận lợi và một mức bất lợi hợp lý, rồi tính lại tổng chi phí khi chỉ thay đổi biến đó, các biến khác giữ ở mức cơ sở. Ví dụ với khối lượng dữ liệu:

• Cơ sở: 40 TB × 0,1 tỷ/TB = 4,0 tỷ cho hạng mục chuyển đổi; các hạng mục khác 6,0 tỷ.
• Thuận lợi 29 TB: 2,9 + 6,0 = 8,9 tỷ. Bất lợi 66 TB: 6,6 + 6,0 = 12,6 tỷ.

Kết quả 5 biến lớn nhất:

Xếp các thanh theo biên độ giảm dần, thanh dài nhất ở trên, ta có biểu đồ lốc xoáy (tornado diagram). Tỷ giá — chủ đề của ba cuộc họp — chỉ đứng thứ tư.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Theo PMBOK® Guide ấn bản 6, phân tích độ nhạy (sensitivity analysis) là một kỹ thuật phân tích dữ liệu của Perform Quantitative Risk Analysis (11.4), giúp xác định rủi ro hoặc nguồn bất định nào có tác động tiềm tàng lớn nhất tới kết quả dự án; biểu đồ lốc xoáy là cách trình bày điển hình. GAO Cost Estimating and Assessment Guide cũng dùng biểu đồ này để chỉ ra tham số nào ảnh hưởng mạnh nhất tới ước lượng điểm.

Trong PMBOK® Guide ấn bản 7, việc này thuộc Uncertainty Performance Domain (hiểu và ưu tiên nguồn bất định) và (ra quyết định dựa trên dữ liệu). Nó cũng thể hiện nguyên tắc : nguồn lực ứng phó rủi ro có hạn, cần đặt vào nơi có tác động lớn nhất.