Trước khi triển khai thay đổi, hãy vẽ các lực đẩy và lực cản: phân tích trường lực (force field analysis) của Kurt Lewin

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một bệnh viện tỉnh triển khai bệnh án điện tử thay cho bệnh án giấy ở khoa Nội. Sau hai tháng chạy chính thức, tỷ lệ bệnh án được nhập đầy đủ trên hệ thống chỉ khoảng 40%. Bác sĩ vẫn ghi giấy rồi nhờ điều dưỡng nhập lại vào cuối ca.

Ban giám đốc phản ứng bằng cách tăng lực đẩy: gửi công văn nhắc nhở, đưa tỷ lệ nhập liệu vào tiêu chí thi đua, yêu cầu trưởng khoa báo cáo hằng tuần. Tỷ lệ tăng lên được vài điểm phần trăm rồi đứng yên. Không khí ở khoa căng thẳng hơn.

PM của dự án đề xuất một buổi làm việc khác: thay vì hỏi "làm sao ép bác sĩ dùng hệ thống", hãy hỏi "điều gì đang giữ họ lại với giấy bút?"

Phân tích trường lực là gì

Nhà tâm lý học Kurt Lewin đưa ra mô hình trường lực (force field) vào những năm 1940: mọi tình trạng hiện tại được giữ cân bằng bởi hai nhóm lực ngược chiều.

• Lực đẩy (driving forces): những yếu tố thúc đẩy thay đổi — yêu cầu quản lý, lợi ích kỳ vọng, áp lực bên ngoài.
• Lực cản (restraining forces): những yếu tố kìm hãm thay đổi — thói quen, thiếu kỹ năng, công cụ bất tiện, nỗi lo mất quyền kiểm soát.

Khi hai nhóm lực cân bằng, tình trạng đứng yên. Muốn dịch chuyển, ta có thể tăng lực đẩy hoặc giảm lực cản. Điểm tinh tế trong tư tưởng của Lewin: tăng lực đẩy thường làm lực cản tăng theo (người ta phản ứng với áp lực), trong khi giảm lực cản cho phép thay đổi diễn ra với ít căng thẳng hơn.

Lewin cũng được biết đến với mô hình ba giai đoạn rã đông – thay đổi – đóng băng lại (unfreeze – change – refreeze), thường được nhắc trong các tài liệu về quản lý thay đổi tổ chức. Phân tích trường lực là công cụ hữu ích ở giai đoạn "rã đông": hiểu vì sao trạng thái cũ đang bền vững.

Liên hệ với PMBOK® Guide và PMP

PMBOK® Guide ấn bản 7 coi việc giúp tổ chức chấp nhận thay đổi là một phần của mang lại giá trị: sản phẩm bàn giao chỉ tạo ra lợi ích khi được sử dụng. Nguyên tắc "Enable change to achieve the envisioned future state" nhấn mạnh việc chuẩn bị cho những người bị ảnh hưởng thay vì chỉ bàn giao sản phẩm. Đề cương PMP cũng có nhiệm vụ đánh giá và hỗ trợ thay đổi tổ chức trong lĩnh vực môi trường kinh doanh.

Phân tích trường lực là một kỹ thuật ra quyết định và phân tích đơn giản, có thể dùng trong hội thảo với stakeholder, bổ trợ cho đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi.

Cách thực hiện trong một buổi làm việc 90 phút

Bước 1: Viết rõ thay đổi mong muốn (10 phút)