Dự phòng 10% "theo lệ": tính dự phòng cho rủi ro đã biết từ EMV của cả mối đe doạ lẫn cơ hội

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty phân phối triển khai hệ thống ERP với ngân sách cơ sở 8 tỷ đồng. Bản dự toán gửi ban giám đốc có thêm một dòng "dự phòng 10% — 800 triệu đồng". Giám đốc tài chính hỏi: "Vì sao là 10%? Nếu dự án ít rủi ro hơn thì sao? Nếu nhiều hơn thì sao?" Không ai trả lời được, ngoài câu "dự án trước cũng làm vậy".

PM quyết định lập lại khoản dự phòng dựa trên sổ rủi ro.

Nhắc lại: EMV là gì

Giá trị tiền tệ kỳ vọng (Expected Monetary Value — EMV) của một rủi ro bằng xác suất xảy ra nhân với tác động tính bằng tiền. Đây là cách áp dụng khái niệm giá trị kỳ vọng trong xác suất thống kê.

• Mối đe doạ có tác động âm: EMV âm (một khoản chi phí kỳ vọng).
• Cơ hội có tác động dương: EMV dương (một khoản tiết kiệm kỳ vọng).

EMV không phải là số tiền sẽ thực sự mất. Một rủi ro hoặc xảy ra (mất toàn bộ tác động) hoặc không xảy ra (mất 0). EMV chỉ có ý nghĩa khi cộng gộp nhiều rủi ro độc lập — lúc đó các rủi ro xảy ra và không xảy ra bù trừ nhau phần nào, và tổng EMV trở thành ước lượng hợp lý cho khoản chi thêm.

Lập bảng EMV cho sổ rủi ro

Sau khi đã lên biện pháp ứng phó, đội dự án ước lượng lại xác suất và tác động còn lại của từng rủi ro:

• Tổng EMV của mối đe doạ: −560 triệu đồng.
• Tổng EMV của cơ hội: +140 triệu đồng.