Buổi kick-off nội bộ 90 phút toàn slide và tiếng vỗ tay: thiết kế ngày đầu tiên của đội dự án mới

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một tập đoàn bán lẻ khởi động dự án xây dựng chương trình khách hàng thân thiết dùng chung cho ba chuỗi cửa hàng. Đội lõi 11 người đến từ marketing, công nghệ, tài chính và vận hành cửa hàng.

Buổi kick-off đầu tiên kéo dài 90 phút: sponsor phát biểu 15 phút, PM trình bày 42 slide về phạm vi, lịch, ngân sách, cơ cấu tổ chức; 5 phút hỏi đáp không ai hỏi. Một tuần sau, PM nhận ra:

• Bên marketing hiểu mục tiêu là "tăng số hội viên", bên tài chính hiểu là "giảm chi phí khuyến mãi", bên vận hành nghĩ dự án chủ yếu là "thay máy quét thẻ".
• Hai thành viên không biết ai là đầu mối nghiệp vụ để hỏi.
• Không ai biết việc đầu tiên mình cần làm là gì.

Buổi kick-off đã truyền tải thông tin nhưng không tạo ra hiểu biết chung (shared understanding).

Kick-off nội bộ khác kick-off với stakeholder

PMBOK® Guide ấn bản 6 mô tả cuộc họp khởi động (kick-off meeting) là dịp truyền đạt mục tiêu dự án, tranh thủ cam kết của đội và giải thích vai trò, trách nhiệm của từng stakeholder. Trong thực tế thường có hai loại:

Với đội mới, buổi kick-off nội bộ là cơ hội duy nhất để mọi người bắt đầu cùng một lúc, cùng một hiểu biết.

Khung buổi kick-off nội bộ (tham khảo Atlassian Team Playbook)

Atlassian Team Playbook gợi ý buổi kick-off khoảng 90 phút với 3–14 người, gồm sponsor, PM, người điều phối và đội lõi, và các phần chính: xác định người cộng tác, nói lời mở đầu của sponsor, thống nhất quy tắc buổi làm việc, làm quen, cùng hoàn thiện tầm nhìn – sứ mệnh – tiêu chí thành công, rồi tổng kết bước tiếp theo. Phần lớn thời gian dành cho đội cùng làm, không phải nghe.

Áp dụng cho tình huống trên, một chương trình 3 giờ có thể như sau: