Tổng các con số của từng nhóm vẫn thiếu 30%: ước lượng từ dưới lên và hồ sơ cơ sở ước lượng

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty logistics nâng cấp hệ thống quản lý kho cho 5 trung tâm phân phối. PM gửi email cho bốn trưởng nhóm — phát triển phần mềm, hạ tầng, dữ liệu, đào tạo — đề nghị "ước lượng phần việc của nhóm mình". Bốn con số được gửi lại, PM cộng thành 3.200 ngày công và trình phê duyệt.

Khi dự án kết thúc, thực tế là khoảng 4.150 ngày công. Phân tích cho thấy phần lớn chênh lệch nằm ở những việc không thuộc nhóm nào: kiểm thử tích hợp giữa các nhóm, chạy song song hệ thống cũ và mới, quản lý dự án, xử lý lỗi sau go-live. Ngoài ra, mỗi nhóm hiểu "xong" theo một cách: nhóm phát triển tính tới khi viết xong mã, nhóm dữ liệu tính tới khi chuyển đổi xong nhưng chưa đối soát.

Ước lượng từ dưới lên (bottom-up estimating) là kỹ thuật chính xác nhất trong các kỹ thuật thông dụng — nhưng chỉ khi "phía dưới" đầy đủ.

Ước lượng từ dưới lên là gì

Theo PMBOK® Guide ấn bản 6, ước lượng từ dưới lên là ước lượng ở mức chi tiết thấp nhất (thường là gói công việc hoặc hoạt động), sau đó tổng hợp lên các cấp cao hơn của cấu trúc phân rã công việc (WBS). Kỹ thuật này có mặt trong Estimate Activity Durations (6.4), Estimate Costs (7.2) và Estimate Activity Resources (9.2).

GAO và NASA gọi phương pháp tương đương là engineering build-up — xây ước lượng từ các phần tử chi tiết, phù hợp khi thiết kế đã đủ rõ. GAO Cost Estimating and Assessment Guide (GAO-20-195G) đặt việc xây dựng WBS và xác định giả định là các bước nền tảng, trước khi chọn phương pháp ước lượng.

Ưu điểm: chi tiết, kiểm tra được, gắn với người làm, dễ theo dõi khi thực hiện. Nhược điểm: tốn công; chỉ khả thi khi phạm vi đã đủ rõ; dễ bỏ sót phần "giữa các ô" và dễ cộng dồn đệm an toàn ở mọi cấp.

Ba lỗ hổng điển hình

1. WBS không đủ 100%

Nguyên tắc 100% (100% rule) của WBS: tổng các phần tử con phải bằng đúng 100% công việc của phần tử cha — không thiếu, không thừa. Khi giao ước lượng theo cơ cấu tổ chức (từng nhóm) thay vì theo WBS, các việc liên nhóm rơi vào khoảng trống. Những phần hay bị bỏ sót:

• Quản lý dự án, họp, báo cáo.
• Kiểm thử tích hợp và kiểm thử chấp nhận.
• Chuyển đổi, đối soát dữ liệu.
• Đào tạo, tài liệu vận hành, hỗ trợ sau go-live.
• Chạy song song, cut-over, rollback.

2. Định nghĩa "xong" không thống nhất

Mỗi gói công việc cần trong từ điển WBS (WBS dictionary). Thiếu nó, hai người ước lượng cùng một gói nhưng thực ra ước lượng hai phạm vi khác nhau.