Sổ rủi ro toàn câu "có thể chậm tiến độ": viết mô tả rủi ro theo cấu trúc nguyên nhân – sự kiện – tác động

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty xây dựng triển khai dự án nhà xưởng cho thuê trong khu công nghiệp, giá trị hợp đồng khoảng 180 tỷ đồng. Sau tháng đầu, sổ đăng ký rủi ro có 32 dòng. PM mới được điều động sang tiếp quản đọc thử vài dòng:

• "Thời tiết."
• "Nhà thầu phụ."
• "Có thể chậm tiến độ."
• "Thiếu vốn lưu động."
• "Chủ đầu tư thay đổi thiết kế làm chậm tiến độ."

Không dòng nào cho biết cái gì có thể xảy ra, vì sao và ảnh hưởng ra sao lên mục tiêu nào. Khi họp ưu tiên rủi ro, mỗi người hiểu "Nhà thầu phụ" theo một kiểu: người nghĩ tới năng lực thi công, người nghĩ tới việc thanh toán chậm, người nghĩ tới tai nạn lao động. Điểm xác suất – tác động được chấm cho một dòng mà thực chất gồm ba rủi ro khác nhau. Còn "Thiếu vốn lưu động" thì đã xảy ra từ tuần trước — đó là vấn đề (issue), không phải rủi ro.

Vì sao cách viết lại quan trọng

Một rủi ro chỉ quản lý được khi nó được mô tả đủ rõ để:

1. Người khác đọc và hiểu giống người viết.
2. Ước lượng được xác suất và tác động.
3. Chỉ ra được hành động ứng phó cụ thể và ai làm.

PMBOK® Guide ấn bản 6, khi mô tả đầu ra của quy trình Identify Risks (11.2), gợi ý dùng câu mô tả rủi ro có cấu trúc để mỗi rủi ro rõ ràng và không mơ hồ — cách phổ biến là nêu sự kiện có thể xảy ra, nguyên nhân dẫn tới nó và tác động lên mục tiêu dự án. Cách viết này thường được gọi là "siêu ngôn ngữ rủi ro" (risk metalanguage).

Ba thành phần

Mẫu câu: "Do [nguyên nhân], có thể xảy ra [sự kiện bất định], dẫn tới [tác động lên mục tiêu]."

Cách NASA viết risk statement