PM tự vẽ WBS trong một buổi tối và xếp "bộ khuếch đại" dưới "máy phát": xây WBS cùng người hiểu sản phẩm

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty viễn thông giao cho chị Hà — PM mới chuyển từ mảng tài chính sang — dự án lắp đặt 120 trạm thu phát sóng ở vùng núi phía Bắc. Sponsor cần kế hoạch sau một tuần. Chị Hà tham khảo vài tài liệu, dựa trên WBS của một dự án cũ và tự vẽ WBS trong một buổi tối.

Khi gửi bản nháp cho các trưởng nhóm, phản hồi đến dồn dập:

• Kỹ sư vô tuyến: "Bộ khuếch đại công suất không phải là con của khối máy phát trong thiết kế của nhà cung cấp lần này — chúng là hai mô-đun ngang hàng, mua từ hai hợp đồng khác nhau."
• Trưởng nhóm xây dựng: "Thiếu hẳn phần gia cố móng cột cho các điểm đất yếu, và đường công vụ lên 30 trạm trên đỉnh đồi."
• Trưởng nhóm pháp lý: "Không có giấy phép sử dụng tần số và thủ tục thuê đất — mỗi thứ mất vài tháng."
• Một kỹ sư trẻ nói nhỏ: "WBS này là của chị, không phải của bọn em."

Phân tích theo PMBOK® Guide

WBS là sản phẩm của đội, không của riêng PM

PMBOK® Guide ấn bản 6 liệt kê hai công cụ & kỹ thuật của Create WBS (5.4): đánh giá chuyên gia (expert judgment) và phân rã (decomposition). Chuyên gia ở đây là những người hiểu sản phẩm và cách làm ra nó. PMBOK® Guide ấn bản 7, trong nguyên tắc về đội ngũ, nhấn mạnh việc tạo môi trường cộng tác, nơi người làm việc cùng chịu trách nhiệm với kết quả.

NASA WBS Handbook quy định WBS nên được đội dự án xây dựng và PM phê duyệt, với sự phối hợp của kỹ thuật hệ thống, quản lý dự án, quản lý kinh doanh, kế hoạch – kiểm soát, các chuyên ngành kỹ thuật và đảm bảo an toàn – chất lượng.

Lỗi "sai thứ bậc phần tử"

NASA dành riêng một mục cho lỗi sai thứ bậc phần tử (incorrect element hierarchy): chia các phần tử theo cách không phản ánh đúng cấu trúc thật của công việc. Ví dụ trong sổ tay chính là việc đặt bộ khuếch đại làm phần tử con của máy phát, trong khi đúng ra chúng là hai phần tử ngang hàng dưới cùng một hệ thống con. Sổ tay giải thích lỗi này thường xảy ra vì không có đúng người tham gia — thiếu hiểu biết về toàn bộ phạm vi, phần cứng và quy trình thực hiện thì gần như không thể xây WBS đúng.

Lỗi "dùng lại WBS cũ không phù hợp"

NASA cũng cảnh báo: dùng WBS của dự án trước làm điểm xuất phát là hợp lý, nhưng phải cẩn thận để không mang theo lỗi và đặc điểm không phù hợp của WBS cũ. Chị Hà dùng WBS của dự án ở đồng bằng — không có đường công vụ, không có gia cố móng.

Cách xử lý đề xuất