Checklist đóng dự án gồm những gì?

Trong PMBOK® Guide ấn bản 6, quy trình Đóng dự án hoặc giai đoạn (Close Project or Phase, 4.7) hoàn tất mọi hoạt động của dự án, giai đoạn hoặc hợp đồng. Dự án bị huỷ cũng phải đóng — thậm chí càng cần ghi lại vì sao dừng và bàn giao những gì đã làm.

Checklist gợi ý

A. Nghiệm thu và bàn giao

• Biên bản nghiệm thu sản phẩm (đối chiếu tiêu chí trong charter/phạm vi)
• Bàn giao cho vận hành: tài liệu, tài khoản, quy trình hỗ trợ, thời gian bảo hành
• Danh sách lỗi còn tồn và người chịu trách nhiệm sau dự án

B. Hợp đồng và tài chính

• Xác nhận các nhà thầu hoàn thành nghĩa vụ, thanh toán cuối
• Đóng các đơn hàng, thanh lý hợp đồng, xử lý tranh chấp (nếu có)
• Đóng mã chi phí dự án để không phát sinh chi tiêu mới

C. Tri thức và hồ sơ

• Hoàn thiện sổ bài học kinh nghiệm, chuyển vào kho tổ chức
• Lưu trữ hồ sơ dự án theo quy định
• Báo cáo tổng kết: mục tiêu đạt được, so sánh phạm vi/tiến độ/chi phí với baseline, lợi ích dự kiến

D. Con người

• Giải phóng nguồn lực, phản hồi đánh giá cho quản lý trực tiếp
• Ghi nhận đóng góp, tổ chức buổi tổng kết

E. Xác nhận chính thức

• Sponsor ký quyết định đóng dự án

Ai xác nhận? Sponsor (hoặc ban chỉ đạo) — người đã ký charter. Theo chuẩn GovS 002 của chính phủ Anh, việc kết thúc phải được quyết định bởi cấp quản trị phù hợp và có kế hoạch theo dõi việc hiện thực hoá lợi ích, vì nhiều lợi ích chỉ xuất hiện sau khi dự án đóng.

Nguồn:

• GOV.UK — Government Functional Standard GovS 002: Project Delivery
• NAO — Lessons learned from Major Programmes