Đã có lịch sử phiên bản trên SharePoint, Google Drive thì còn cần đặt tên file "v1, v2, final" không?

Lịch sử phiên bản tự động giải quyết bài toán "quay lại bản trước", nhưng không tự giải quyết bài toán "bản nào có hiệu lực".

Nền tảng làm được gì

• SharePoint cho phép bật phiên bản cho thư viện tài liệu, chọn chỉ phiên bản chính (major) hoặc chính và phụ (major/minor), giới hạn số phiên bản lưu giữ, quy định ai được xem bản nháp và bắt buộc check-out trước khi sửa.
• Google Drive giữ lịch sử của tệp; với tệp không phải Google Docs (ví dụ .docx, .pdf), phiên bản cũ có thể bị xoá sau 30 ngày hoặc khi có hơn 100 phiên bản mới hơn, trừ khi bạn đánh dấu "Giữ vĩnh viễn".

Quy ước gợi ý

1. Một tệp, một tên ổn định cho tài liệu sống (kế hoạch, yêu cầu). Không đổi tên theo phiên bản; dùng lịch sử phiên bản của nền tảng.
2. Bản phê duyệt là bản cố định: khi ký/duyệt, xuất PDF với tên có số hiệu và ngày, ví dụ "KHDA_v1.0_2026-03-15.pdf", lưu vào thư mục "Đã phê duyệt" chỉ đọc. Ở Google Drive, đánh dấu "Giữ vĩnh viễn" cho phiên bản đó.
3. Dùng phiên bản chính/phụ của SharePoint: bản phụ (1.1, 1.2) là nháp, bản chính (2.0) là khi phát hành.
4. Bảng lịch sử thay đổi ở đầu tài liệu quan trọng: phiên bản, ngày, nội dung, người duyệt — liên kết với số yêu cầu thay đổi nếu có.
5. Cấm gửi tài liệu qua email đính kèm cho bản "sống"; gửi liên kết.

Đây là phần của quản lý cấu hình (configuration management) trong PMBOK: biết chính xác phiên bản nào của tài liệu, sản phẩm đang có hiệu lực và đã được phê duyệt bởi ai.

Nguồn:

• Microsoft Support — Enable and configure versioning for a list or library
• Google Drive Help — Check activity & file versions