Thảo luận: lịch họp kín từ sáng đến chiều, PM lấy thời gian đâu để suy nghĩ và lập kế hoạch?

Ban biên tập gợi ý một khung tư duy hữu ích; mời thành viên chia sẻ cách làm của mình.

Lịch của người quản lý và lịch của người làm Paul Graham (đồng sáng lập Y Combinator) phân biệt hai kiểu lịch: lịch của người quản lý chia theo giờ, chuyển việc liên tục; và lịch của người làm (lập trình viên, người viết) cần những khối nửa ngày liền mạch. Một cuộc họp chen giữa buổi chiều có thể làm hỏng cả buổi chiều của người làm, vì nó cắt thời gian thành những mẩu quá ngắn để làm việc khó.

PM thường sống theo lịch quản lý, nhưng phần việc phân tích, lập kế hoạch lại cần lịch của người làm.

Một số cách thành viên thường áp dụng

• Khối tập trung cố định trên lịch (ví dụ 8h–10h30 hằng ngày), đánh dấu bận như một cuộc họp.
• Gom họp vào một nửa ngày: ví dụ họp chỉ buổi chiều; Paul Graham gợi ý cách "giờ tiếp khách" (office hours) cuối ngày.
• Ngày không họp cho đội kỹ thuật, một hoặc hai ngày mỗi tuần.
• Đặt mặc định họp ngắn hơn: Outlook và nhiều lịch có tùy chọn tự động rút ngắn cuộc họp vài phút để có khoảng nghỉ giữa các cuộc.
• Từ chối có điều kiện: "Em không dự được, gửi em agenda, em sẽ góp ý bằng văn bản".

Bạn đã thử cách nào? Ngày không họp có duy trì được lâu, hay chỉ sau vài tuần lại bị lấp đầy?

Nguồn:

• Paul Graham — Maker's Schedule, Manager's Schedule
• Microsoft Support — Make all your events shorter automatically