Thảo luận: viết tiêu chí thành công cho dự án ngay từ đầu — bạn ghi những gì ngoài "đúng hạn, đúng ngân sách"?

Mình tách thành 3 tầng, mỗi tầng có chỉ số và thời điểm đo:

1. Đầu ra của dự án: bàn giao đủ phạm vi, đạt tiêu chí nghiệm thu, đúng mốc. Đo khi đóng dự án.
2. Kết quả sử dụng: tỉ lệ người dùng đăng nhập hằng tuần, % giao dịch chạy trên hệ thống mới. Đo sau 1–3 tháng.
3. Lợi ích kinh doanh: giảm 30% thời gian xử lý hồ sơ, giảm chi phí vận hành X đồng/năm. Đo sau 6–12 tháng, thường do bộ phận sở hữu lợi ích đo chứ không phải đội dự án.

Tầng 2 và 3 phải ghi rõ ai đo, khi nào, số liệu nền hiện tại là bao nhiêu. Không có số liệu nền thì không bao giờ chứng minh được cải thiện.

Theo mình sponsor phải chốt, PM chỉ soạn và đặt câu hỏi. Câu hỏi hiệu quả nhất mình hay dùng: "Một năm sau, anh/chị nhìn vào điều gì để nói dự án này đáng tiền?".

Điều này khớp với tinh thần mới của PMBOK: dự án tồn tại để tạo giá trị, không chỉ để bàn giao sản phẩm. Hồi học PMP mình thấy hay nhất là ý "đúng hạn, đúng ngân sách nhưng không ai dùng" vẫn là thất bại.

Kinh nghiệm xương máu: ghi cả tiêu chí dừng. Ví dụ "nếu sau giai đoạn thử nghiệm tỉ lệ người dùng dưới 20% thì xem xét dừng hoặc chuyển hướng". Nghe có vẻ bi quan nhưng nó giúp ban lãnh đạo ra quyết định sớm, tránh dự án "zombie" kéo dài chỉ vì đã lỡ đầu tư nhiều (chi phí chìm).

Thêm nữa, tiêu chí nên được xem lại ở mỗi cổng giai đoạn — bối cảnh kinh doanh đổi thì tiêu chí cũng có thể phải đổi, miễn là có phê duyệt.