Workflow trên Jira nên có bao nhiêu trạng thái thì vừa?

Không có con số chuẩn. Nguyên tắc là: mỗi trạng thái phải giúp ra quyết định hoặc đo lường được điều gì đó. Nếu không ai xem hay hành động dựa trên trạng thái đó, hãy bỏ.

Các câu hỏi để thử từng trạng thái

1. Có người hoặc vai trò khác nhận việc ở bước này không? (chuyển giao giữa vai trò là lý do chính đáng nhất để có trạng thái riêng)
2. Có chính sách rõ ràng để vào/ra trạng thái này không (tiêu chí hoàn thành bước)?
3. Có cần đo thời gian chờ ở đây để tìm điểm nghẽn không?

Về trạng thái "chờ": tách trạng thái chờ (ví dụ "Chờ test") khỏi "Đang test" giúp thấy việc nằm chờ bao lâu — thường thời gian chờ chiếm phần lớn thời gian chu kỳ. Kanban Guide yêu cầu định nghĩa quy trình (Definition of Workflow) có các trạng thái, điểm bắt đầu/kết thúc và chính sách rõ ràng cho từng trạng thái; nhưng chỉ tách khi bạn thực sự dùng số liệu đó.

Gợi ý gọn

• 5–8 cột trên bảng thường đủ cho đội phần mềm: Sẵn sàng – Đang làm – Chờ review – Đang review – Chờ kiểm thử – Đang kiểm thử – Xong.
• "Test lỗi" nên là quay lại "Đang làm" kèm nhãn, không phải trạng thái riêng.
• Nhiều trạng thái trong workflow có thể gộp vào cùng một cột trên bảng để bảng gọn.

Quản trị thay đổi workflow: coi workflow là quy trình của đội, đổi nó qua retrospective chứ không qua yêu cầu riêng lẻ. Ghi lại lý do mỗi lần thêm trạng thái; sau 2–3 tháng xem lại có trạng thái nào thẻ luôn "đi xuyên qua" thì bỏ.

Nguồn:

• Kanban Guides — The Kanban Guide
• Atlassian — Agile workflows in project management