Vẽ biểu đồ Gantt bằng Excel hay dùng phần mềm chuyên dụng: ranh giới ở đâu?

Biểu đồ Gantt chỉ là cách trình bày lịch: thanh ngang theo thời gian. Câu hỏi thật sự là bạn có cần một mô hình tiến độ (tự tính lại khi có thay đổi) hay chỉ cần một bức tranh để giao tiếp.

Excel vẫn hợp lý khi

• Dưới khoảng vài chục việc, phụ thuộc đơn giản, gần như tuần tự.
• Mục đích chính là trao đổi mốc với bên ngoài, lịch ít thay đổi.
• Không có ngân sách hoặc người dùng không được cài phần mềm.

Dấu hiệu nên chuyển sang công cụ chuyên dụng

1. Một việc trễ kéo theo việc sửa tay nhiều dòng.
2. Cần biết đường găng và float để quyết định tập trung vào đâu.
3. Có nhiều người dùng chung một nguồn lực và hay bị quá tải.
4. Cần so sánh với đường cơ sở và báo cáo chênh lệch.
5. Nhiều người cùng sửa kế hoạch, cần lịch sử thay đổi.

Nếu buộc dùng Excel

• Tách cột: Mã việc, Việc trước, Thời lượng, Bắt đầu, Kết thúc. Ngày bắt đầu = ngày kết thúc lớn nhất của các việc trước (dùng MAX), ngày kết thúc tính bằng WORKDAY với danh sách ngày lễ — đừng gõ tay ngày.
• Thanh Gantt vẽ bằng định dạng có điều kiện dựa trên ngày, không tô tay.
• Giữ một bản "kế hoạch đã duyệt" ở sheet riêng để so sánh.
• Khoá các ô công thức, chỉ cho sửa cột thời lượng và tiến độ.

Atlassian cũng nhấn mạnh Gantt hữu ích để thấy phụ thuộc và mốc, nhưng cần được cập nhật liên tục mới có giá trị — mà cập nhật tay chính là điểm yếu của Excel.

Nguồn:

• Atlassian — What is a Gantt chart?
• Microsoft Support — WORKDAY function