Câu trả lời được chấp nhận
Nguyễn Thu Hà, PMP
Tài liệu dài thường bị trả lại vì lãnh đạo không tìm thấy câu hỏi cần trả lời và không thấy rõ hệ quả của từng lựa chọn. Họ cần quyết định, không cần đọc lại lịch sử dự án.
Cấu trúc 1–2 trang (phần còn lại vào phụ lục)
- Đề nghị (câu đầu tiên): "Đề nghị Ban Giám đốc phê duyệt bổ sung X đồng để chuyển sang nhà cung cấp B, hoàn thành trước 30/9." — kiểu "kết luận lên đầu" (BLUF).
- Bối cảnh (3–5 dòng): vấn đề là gì, vì sao phải quyết bây giờ.
- Các phương án (2–3, luôn có phương án "giữ nguyên"):
| A. Giữ nhà cung cấp hiện tại | B. Chuyển nhà cung cấp | C. Dừng hạng mục | |
|---|---|---|---|
| Chi phí thêm | … | … | … |
| Tiến độ | … | … | … |
| Rủi ro chính | … | … | … |
| Lợi ích còn đạt được | … | … | … |
- Khuyến nghị và lý do.
- Hệ quả nếu chậm quyết: mỗi tuần trễ ảnh hưởng gì.
- Rủi ro của phương án khuyến nghị và cách kiểm soát.
Trước khi trình
- Gặp riêng từng thành viên chủ chốt (đặc biệt là tài chính) để nghe phản biện — câu hỏi khó nên xuất hiện trước cuộc họp, không phải trong cuộc họp.
- Kiểm tra số liệu nhất quán giữa tờ trình và báo cáo trước đó.
- Ghi rõ thẩm quyền: khoản bổ sung có vượt ngưỡng dự phòng quản lý (management reserve) hay cần cấp cao hơn phê duyệt?
Cách trình bày theo phương án và so sánh giá trị cũng là tinh thần của các hướng dẫn thẩm định đầu tư như The Green Book của Bộ Tài chính Anh.
Nguồn: