Dự án Central Artery/Tunnel ở Boston được lập kế hoạch hoàn thành năm 1998 nhưng đến cuối 2007 mới xong, chi phí từ khoảng 2,6–2,8 tỷ USD (ước tính ban đầu) lên 14,6 tỷ USD. Phân tích vì sao đường cơ sở tiến độ thiếu thực tế và PM lẽ ra nên làm gì với rủi ro hiện trường, phê duyệt môi trường và thay đổi thiết kế.
Các lần thiết kế lại (đặc biệt phương án vượt sông Charles) làm thay đổi phạm vi và trình tự công việc. Nếu mỗi thay đổi không được đánh giá tác động tiến độ trong quy trình Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp (Perform Integrated Change Control) rồi cập nhật đường cơ sở, đường cơ sở tiến độ (schedule baseline) mất dần giá trị làm thước đo.
Một công trình ngầm quy mô chưa từng có cần dự phòng thời gian (contingency reserve) đủ lớn, được tính từ phân tích rủi ro định lượng. Thiếu dự phòng khiến mọi sự cố hiện trường đều đẩy thẳng ngày hoàn thành và tạo áp lực dồn dập lên chi phí.
Chỉ lập chi tiết cho các gói thầu đã có thiết kế; phần xa hơn giữ ở mức gói hoạch định (planning package) với dải thời gian rộng. Công bố với bên tài trợ rằng mốc tổng thể sẽ được tinh chỉnh tại các cổng giai đoạn.
Mỗi phê duyệt pháp lý, di dời hạ tầng và cam kết với cộng đồng trở thành một công việc/mốc có chủ sở hữu, có thời lượng ước lượng và có rủi ro đi kèm trong sổ đăng ký rủi ro (risk register).
Chạy phân tích rủi ro tiến độ định lượng (Monte Carlo) và công bố mốc P50/P80 thay vì một ngày duy nhất. Dự phòng thời gian giữa hai mức này được quản lý minh bạch.
Theo dõi giá trị thu được (EVM) theo gói thầu và kích hoạt hành động theo ngưỡng thống nhất trong kế hoạch quản lý tiến độ:
Trong giới hạn: tiếp tục theo dõi, báo cáo định kỳ.
Cảnh báo: phân tích nguyên nhân gốc, đề xuất hành động khắc phục, cân nhắc nén tiến độ trên đường găng.
Vượt ngưỡng: báo cáo bên tài trợ, đánh giá lại đường cơ sở qua kiểm soát thay đổi tích hợp.
Mọi lần thiết kế lại đều phải có phân tích tác động tiến độ – chi phí, được hội đồng kiểm soát thay đổi (CCB) phê duyệt trước khi thi công theo phương án mới.
Một mốc hoàn thành đặt ra khi còn quá nhiều ẩn số chỉ là một lời hứa, chưa phải kế hoạch. Với dự án độ bất định cao, hãy công bố tiến độ dưới dạng dải xác suất, mô hình hoá mọi phụ thuộc bên ngoài và tinh chỉnh dần theo sóng cuốn chiếu.
Bạn chọn phương án nào?