Sau sự kiện 11/9, FBI đặt cược vào hệ thống quản lý hồ sơ vụ án Virtual Case File. Bốn năm, năm đời CIO và khoảng 400 yêu cầu thay đổi sau, dự án bị huỷ năm 2005 với khoảng 105 triệu USD mã không dùng được. Phân tích dưới góc Quản lý tích hợp và những gì PM lẽ ra phải làm.
Năm đời CIO trong bốn năm đồng nghĩa với năm lần đổi ưu tiên và mất tri thức ngầm (tacit knowledge) về các quyết định trước đó. Báo cáo của Thanh tra Bộ Tư pháp Mỹ cũng chỉ ra FBI thiếu năng lực quản lý CNTT và chuyên môn kỹ thuật ở vị trí ra quyết định — tức là phía chủ đầu tư không đủ sức đóng vai trò "người tích hợp".
Flash cutover giả định hệ thống mới đúng ngay từ ngày đầu và mọi đơn vị sẵn sàng cùng lúc. Với một hệ thống nghiệp vụ cốt lõi của cơ quan điều tra liên bang, đó là đặt cược toàn bộ vào một điểm. Nguyên tắc PMBOK 7 về tư duy hệ thống yêu cầu nhìn dự án như một hệ thống tương tác với vận hành, con người và quy trình — không chỉ là phần mềm.
Đầu tư một giai đoạn ngắn cho kiến trúc tổng thể (enterprise architecture) và yêu cầu cốt lõi, phê duyệt thành baseline. Tài liệu yêu cầu 800 trang nên được chia thành các gói tăng dần (increment), mỗi gói có tiêu chí nghiệm thu rõ ràng.
Mọi yêu cầu thay đổi phải qua phân tích tác động (phạm vi, tiến độ, chi phí, rủi ro) trước khi CCB phê duyệt. Gợi ý ngưỡng phân cấp:
Tác động < 2 ngày công, không chạm đường găng: PM phê duyệt và ghi nhật ký thay đổi.
Ảnh hưởng đường găng hoặc > 1% ngân sách: CCB họp xét, cập nhật baseline nếu duyệt.
Đổi kiến trúc, tích hợp hoặc chiến lược chuyển đổi: trình nhà tài trợ, có thể tái lập kế hoạch.
Khi yêu cầu còn mơ hồ, chia hợp đồng thành giai đoạn (phân tích – xây dựng theo increment) với điểm dừng xét duyệt, thay vì một hợp đồng cost-plus kéo dài không có cơ chế ràng buộc kết quả.
Yêu cầu nhà tài trợ cam kết người đại diện ổn định; ghi lại nhật ký quyết định (decision log) và bài học kinh nghiệm (lessons learned register) để người kế nhiệm không phải "mở lại" các quyết định đã chốt.
Thí điểm ở một vài văn phòng, chạy song song có kiểm soát với hệ thống cũ, chỉ mở rộng khi đạt tiêu chí go/no-go. Chính FBI sau này đi theo hướng tăng dần với hệ thống kế nhiệm Sentinel, triển khai toàn cục vào tháng 7/2012.
Áp lực thời gian không thay thế được đường cơ sở. Khi không ai có quyền nói "không" với thay đổi, dự án sẽ bị chính những yêu cầu "hợp lý" của mình nhấn chìm — quản lý tích hợp là giữ cho mọi mảnh ghép cùng hướng về một kế hoạch được phê duyệt.
Bạn chọn phương án nào?