Tháng 6–7/2018, 12 cậu bé và huấn luyện viên đội Lợn Rừng mắc kẹt trong hang Tham Luang ngập nước. Khoảng 10.000 người từ khoảng 100 cơ quan và nhiều quốc gia cùng tham gia dưới sự chỉ huy của Thống đốc Narongsak Osatanakorn. Phân tích cách lập kế hoạch, thu nạp và điều phối nguồn lực khi phải giao phần việc rủi ro nhất cho đúng chuyên gia.
Với khoảng 100 cơ quan và nhiều quốc gia, rủi ro lớn nhất là chồng chéo và mâu thuẫn mệnh lệnh. Một chỉ huy duy nhất có quyền quyết định, ưu tiên rõ ràng và phân vai minh bạch (tương tự ma trận RACI) giúp các nhóm khác biệt vận hành đồng bộ.
Bơm nước, bình dưỡng khí, dây dẫn đường, thiết bị y tế phải có mặt đúng chỗ, đúng lúc dọc hành lang hang dài nhiều km. Đó là nội dung của Kiểm soát nguồn lực (Control Resources): theo dõi sẵn có, bổ sung kịp thời, xử lý thiếu hụt trước khi nó chặn đường găng.
Thống đốc Narongsak đặt kỷ luật và kỳ vọng rõ ràng cho mọi lực lượng tham gia, giúp đám đông tình nguyện trở thành một hệ thống có tổ chức.
Một cách phân tầng hữu ích khi lập kế hoạch nguồn lực cho nhiệm vụ rủi ro cao:
Phần việc có rủi ro cao nhất chỉ giao cho người có năng lực đã được chứng minh; không “lấp chỗ” bằng người thiếu kinh nghiệm.
Nhóm đã qua huấn luyện đảm nhiệm hậu cần dọc tuyến: thiết bị, bình khí, y tế, liên lạc.
Lực lượng đông đảo làm việc chuẩn hoá: bơm nước, an ninh, hậu cần ngoài hiện trường.
Đội chỉ huy cân nhắc nhiều lựa chọn (chờ hết mùa mưa, khoan tìm lối khác) trước khi chọn đưa từng em ra bằng lặn. Quyết định dựa trên phân tích rủi ro chứ không theo cảm tính.
Mỗi lượt đưa người ra đều theo một quy trình lặp lại, giúp nhóm thợ lặn giảm sai sót và rút kinh nghiệm sau từng ngày.
Trong dự án rủi ro cao, số lượng nguồn lực không thay được năng lực đúng chỗ. PM cần nhận diện phần việc “mũi nhọn”, giao cho người giỏi nhất — kể cả từ bên ngoài — và tổ chức phần còn lại để phục vụ họ.
Bạn chọn phương án nào?