Ban chỉ đạo họp hai tiếng mà không ra quyết định: thiết kế lại cơ chế quản trị và cuộc họp steering committee

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một trường đại học có khoảng 18.000 sinh viên triển khai hệ thống quản lý học tập (LMS) mới, kết nối với hệ thống đào tạo và thư viện số. Thầy Long, Phó Trưởng phòng Đào tạo, là PM. Ban chỉ đạo gồm Phó Hiệu trưởng (chủ tịch), Trưởng phòng Đào tạo, Trưởng phòng Tài chính, Giám đốc Trung tâm CNTT và trưởng bốn khoa lớn.

Ban chỉ đạo họp hai tuần một lần, mỗi buổi khoảng hai giờ. Phần lớn thời gian dành cho nghe báo cáo tiến độ và tranh luận chi tiết kỹ thuật. Ba quyết định quan trọng – có bắt buộc giảng viên dùng LMS từ học kỳ tới không, chọn phương án chuyển đổi dữ liệu nào, có bổ sung ngân sách đào tạo giảng viên không – đã bị hoãn qua bốn buổi họp. Đội dự án không thể chốt kế hoạch đào tạo và chuyển đổi.

Phân tích theo PMBOK® Guide

PMBOK® Guide – Seventh Edition mô tả quản trị (governance) là khuôn khổ để định hướng và ra quyết định. Ban chỉ đạo (steering committee) là một cấu trúc quản trị phổ biến, có vai trò hướng dẫn, phê duyệt và giải quyết các vấn đề vượt thẩm quyền PM.

Stakeholders Performance Domain liên quan trực tiếp: các thành viên ban chỉ đạo là stakeholder quyền lực cao, mỗi người đại diện lợi ích khác nhau (các khoa lo khối lượng công việc giảng viên, Tài chính lo ngân sách, CNTT lo vận hành).

Các nguyên tắc liên quan:

• Leadership – PM dẫn dắt quá trình ra quyết định bằng cách chuẩn bị thông tin và phương án.
• Stewardship và Value – quyết định chậm làm tiêu hao giá trị và nguồn lực.
• Tailoring – cơ chế quản trị cần phù hợp với văn hoá tổ chức (trường đại học thường đề cao đồng thuận).

Nguyên nhân gốc:

1. Thẩm quyền không rõ: không có văn bản quy định ban chỉ đạo quyết định những gì, theo cách nào (đồng thuận, đa số, chủ tịch quyết).
2. Chương trình họp kiểu báo cáo: quyết định để cuối buổi, khi đã hết thời gian.
3. Tài liệu không được chuẩn bị cho quyết định: thiếu phương án, tác động, khuyến nghị.
4. Bất đồng chưa được xử lý trước họp: các khoa phản đối việc bắt buộc dùng LMS nhưng chưa được lắng nghe riêng.

Cách xử lý

1. Làm rõ điều lệ ban chỉ đạo

Đề xuất chủ tịch ban chỉ đạo phê duyệt điều lệ (terms of reference) ngắn gọn: phạm vi quyết định, ngưỡng thẩm quyền (ví dụ thay đổi ngân sách trên 5%), cách ra quyết định, quy định khi không đạt đồng thuận.