Sponsor được điều chuyển giữa dự án: giữ "người bảo trợ" khi ghế lãnh đạo đổi chủ

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Anh Quang là PM dự án số hoá quy trình cấp tín dụng doanh nghiệp nhỏ tại một ngân hàng thương mại, ngân sách khoảng 28 tỷ đồng, kéo dài 14 tháng. Sponsor là bà Thu – Phó Tổng Giám đốc phụ trách khối Khách hàng doanh nghiệp – người đã bảo vệ business case trước Hội đồng quản trị và luôn gỡ vướng khi dự án cần nguồn lực từ khối Rủi ro.

Đến tháng thứ 6, bà Thu được điều chuyển sang phụ trách khối Bán lẻ. Người kế nhiệm là ông Hưng, vừa chuyển từ một ngân hàng khác về. Trong cuộc họp đầu tiên, ông Hưng hỏi: "Tại sao chúng ta tự xây dựng hệ thống thay vì mua giải pháp có sẵn như ngân hàng cũ của tôi?". Hai tuần sau, yêu cầu bổ sung chuyên viên thẩm định cho đợt UAT bị treo vì "chưa thấy cần thiết". Đội dự án bắt đầu đồn rằng dự án sắp bị dừng.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Stakeholders Performance Domain nhấn mạnh rằng nhận diện và phân tích stakeholder là việc lặp lại. Khi một stakeholder chủ chốt thay đổi, mức độ gắn kết của "vai trò sponsor" có thể rơi từ Leading xuống Unaware chỉ sau một quyết định nhân sự.

Các nguyên tắc liên quan:

• Stakeholders – gắn kết stakeholder một cách chủ động, đủ mức cần thiết cho thành công của dự án.
• Value – dự án tồn tại để tạo ra giá trị; sponsor mới cần thấy giá trị đó bằng ngôn ngữ của họ.
• Leadership – PM không chờ được "giao việc" mà chủ động dẫn dắt việc chuyển giao.

Nguyên nhân gốc:

1. Sự ủng hộ của dự án dựa vào cá nhân bà Thu thay vì được thể chế hoá qua quyết định của ban chỉ đạo, project charter và business case đã phê duyệt.
2. Không có kế hoạch dự phòng cho rủi ro "thay đổi sponsor" dù đây là rủi ro phổ biến ở dự án dài hơn một năm.
3. Sponsor mới mang theo giả định từ tổ chức cũ; nếu không được tiếp xúc với bối cảnh, họ sẽ quyết định dựa trên giả định đó.

Công cụ hữu ích là ma trận đánh giá mức độ gắn kết stakeholder (stakeholder engagement assessment matrix) với năm mức: Unaware, Resistant, Neutral, Supportive, Leading. Với ông Hưng, mức hiện tại là Neutral nghiêng về Resistant, mức mong muốn là Leading.

Cách xử lý

1. Chuẩn bị gói "onboarding sponsor"