Báo cáo tuần 20 trang nhưng không ai đọc: thiết kế lại truyền thông dự án theo nhu cầu stakeholder

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Anh Tuấn – PM – quản lý dự án triển khai hệ thống quản trị nhân sự cho một tập đoàn có sáu đơn vị thành viên. Mỗi chiều thứ Sáu, đội dự án dành gần nửa ngày tổng hợp báo cáo tuần dài khoảng 20 trang (tiến độ từng hạng mục, danh sách lỗi, biên bản họp) rồi gửi email cho khoảng 40 người.

Dù vậy, trưởng các đơn vị vẫn thường xuyên hỏi "dự án đến đâu rồi?". Một đơn vị chuẩn bị sai lịch đào tạo vì không biết mốc đã đổi. Tệ hơn, sponsor biết tin dự án trễ một mốc qua lời một trưởng phòng khác, trước khi PM kịp báo.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Project Work Performance Domain trong PMBOK® Guide – Seventh Edition bao gồm việc quản lý truyền thông và gắn kết (communications and engagement) trong quá trình thực hiện dự án. Một trong các kết quả mong muốn của domain này là truyền thông và gắn kết phù hợp với stakeholder.

Vấn đề của anh Tuấn không phải thiếu thông tin, mà là thông tin không được thiết kế theo người nhận:

• Gửi đi không đồng nghĩa với truyền đạt thành công. Theo mô hình truyền thông cơ bản (người gửi mã hoá thông điệp → truyền qua kênh có nhiễu → người nhận giải mã → phản hồi), người gửi có trách nhiệm truyền đạt rõ ràng và xác nhận thông điệp được hiểu đúng. Một báo cáo 20 trang gửi chung cho tất cả khiến thông tin quan trọng dễ bị chìm.
• Sai phương thức. PMBOK® Guide – Sixth Edition chia phương thức truyền thông thành ba nhóm: tương tác (interactive) như họp, gọi điện; đẩy (push) như email, bản tin; kéo (pull) như cổng thông tin, kho tài liệu. Tin xấu quan trọng như trễ mốc cần được trao đổi tương tác với sponsor, không thể nằm ở trang 14 của một email.
• Độ phức tạp tăng nhanh theo số người. Theo công thức trong PMBOK® Guide – Sixth Edition, số kênh truyền thông tiềm năng là n(n − 1)/2; với 40 người là 780 kênh. Không thể quản lý bằng một email chung cho tất cả.
• Độ "giàu" của kênh. PMBOK® Guide – Seventh Edition nhắc tới mô hình hiệu quả kênh truyền thông của Alistair Cockburn: trao đổi trực tiếp, có hỏi đáp qua lại hiệu quả hơn nhiều so với tài liệu một chiều.
• Nguyên tắc Tailor based on context: hình thức báo cáo và nhịp truyền thông cần được điều chỉnh theo bối cảnh dự án và người nhận.

Cách xử lý đề xuất

1. Phân tích nhu cầu thông tin (communication requirements analysis). Hỏi trực tiếp từng nhóm stakeholder: họ cần biết gì, để ra quyết định gì, khi nào, ở mức chi tiết nào và qua kênh nào. Đừng đoán.