Checklist rủi ro dài 300 dòng mà vẫn bỏ sót: biến bài học kinh nghiệm thành công cụ nhận diện rủi ro dùng được

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty tích hợp hệ thống CNTT có PMO hoạt động 10 năm. PMO duy trì một checklist rủi ro dùng chung, mỗi dự án kết thúc lại được bổ sung vài dòng. Đến nay checklist có 312 dòng, chia theo 9 nhóm, nhiều dòng trùng nhau hoặc đã lỗi thời (ví dụ "rủi ro máy chủ vật lý giao chậm" trong khi phần lớn dự án đã chạy trên điện toán đám mây).

Quy định của PMO: PM phải rà checklist và đánh dấu "áp dụng / không áp dụng" cho từng dòng trong tuần đầu dự án. Trên thực tế, việc này mất khoảng nửa ngày, phần lớn PM đánh dấu nhanh cho xong.

Dự án triển khai phần mềm quản lý bệnh viện gần nhất bị trễ 2 tháng vì việc chuyển đổi dữ liệu bệnh án cũ phức tạp hơn dự kiến. Khi rà lại, PMO phát hiện checklist đã có dòng "Rủi ro chất lượng dữ liệu nguồn" — PM đánh dấu "áp dụng" nhưng không ai đánh giá cụ thể. Ba dự án trước đó cũng gặp đúng vấn đề này và đều ghi vào báo cáo bài học kinh nghiệm.

Bài học có, checklist có, nhưng kiến thức không chuyển được thành hành động.

Checklist trong quy trình Identify Risks

Theo PMBOK® Guide ấn bản 6, checklist là một kỹ thuật thu thập dữ liệu (data gathering) của quy trình Identify Risks (11.2), bên cạnh brainstorming và phỏng vấn. Checklist rủi ro được xây dựng từ thông tin lịch sử và tri thức tích luỹ của các dự án tương tự. PMBOK lưu ý mấy điểm quan trọng:

• Checklist giúp nhanh và đơn giản, nhưng không thể đầy đủ; đội không nên chỉ dựa vào nó mà bỏ qua những rủi ro không có trong danh sách.
• Checklist cần được rà soát và cập nhật định kỳ, loại bỏ dòng lỗi thời, bổ sung thông tin mới.

Đầu vào liên quan là sổ bài học kinh nghiệm (lessons learned register) của chính dự án và kho tri thức tổ chức (organizational process assets). PMI định nghĩa bài học kinh nghiệm là tri thức thu được trong dự án, cho thấy các sự kiện đã được xử lý hoặc nên được xử lý thế nào trong tương lai.

Trong PMBOK® Guide ấn bản 7, việc này gắn với lĩnh vực hiệu suất Project Work (quản lý tri thức, học hỏi suốt dự án) và Uncertainty.

Học từ các tổ chức có hệ thống bài học kinh nghiệm

NASA duy trì Hệ thống thông tin bài học kinh nghiệm (Lessons Learned Information System — LLIS), một cơ sở dữ liệu các bài học đã được xem xét chính thức từ chương trình và dự án, do một ban chỉ đạo có đại diện các trung tâm giám sát và có người phụ trách nội dung riêng. Điểm đáng học: bài học được , mỗi bài ghi lại sự kiện gốc kèm , và người dùng có thể nhận thông báo khi có bài học mới thuộc lĩnh vực quan tâm. Quân đội Mỹ cũng có Trung tâm Bài học Kinh nghiệm (Center for Army Lessons Learned) từ năm 1985.