Cơ quan quản lý yêu cầu bổ sung hồ sơ liên tục: gắn kết stakeholder quản lý nhà nước trong dự án y tế

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Bệnh viện đa khoa tỉnh triển khai hệ thống bệnh án điện tử (EMR) với mục tiêu thay thế hoàn toàn bệnh án giấy cho khối nội trú. Chị Ngọc, Phó phòng Công nghệ thông tin, là PM. Dự án gồm phần mềm EMR, nâng cấp hạ tầng, chữ ký số cho bác sĩ và đào tạo hơn 600 nhân viên y tế.

Kế hoạch dành hai tháng cuối cho việc hoàn thiện hồ sơ và đề nghị cơ quan quản lý cấp trên thẩm định, công nhận đạt yêu cầu bệnh án điện tử. Hồ sơ nộp lần đầu bị yêu cầu bổ sung về an toàn thông tin. Lần hai bị yêu cầu làm rõ quy trình lưu trữ và sao lưu. Lần ba cần bổ sung biên bản chạy song song. Mốc dừng bệnh án giấy trượt năm tháng. Ban Giám đốc cho rằng "cơ quan quản lý làm khó".

Phân tích theo PMBOK® Guide

Cơ quan quản lý là stakeholder bên ngoài có quyền lực cao: họ không tham gia hằng ngày nhưng có quyền phê duyệt hoặc không phê duyệt kết quả cuối cùng. Theo mô hình Salience, họ có quyền lực và tính chính đáng ngay từ đầu (nhóm Dominant), và trở thành Definitive khi dự án nộp hồ sơ.

Stakeholders Performance Domain yêu cầu hiểu kỳ vọng của từng stakeholder. Kỳ vọng của cơ quan quản lý không chỉ là văn bản quy định mà còn là cách họ diễn giải và đánh giá quy định đó, điều chỉ có thể biết qua trao đổi.

Nguyên tắc liên quan:

• Stakeholders – gắn kết từ sớm, đủ mức cần thiết.
• Quality – chất lượng là mức đáp ứng yêu cầu, trong đó có yêu cầu tuân thủ; nên xây dựng chất lượng vào quy trình thay vì kiểm tra ở cuối.
• Risk – rủi ro tuân thủ cần được nhận diện và ứng phó như mọi rủi ro khác.

Nguyên nhân gốc:

1. Coi phê duyệt của cơ quan quản lý là một hoạt động cuối dự án thay vì một luồng yêu cầu xuyên suốt.
2. Không có ma trận truy vết từ tiêu chí thẩm định tới bằng chứng tương ứng.
3. Không có kênh trao đổi trước với chuyên viên thẩm định để hiểu cách đánh giá.
4. Lịch không có dự phòng thời gian cho vòng bổ sung hồ sơ dù đây là rủi ro có thể dự đoán.

Cách xử lý

Bước 1: Chuyển từ "nộp – chờ" sang "trao đổi – điều chỉnh"

Đề nghị một buổi làm việc với bộ phận thẩm định để hiểu rõ các điểm chưa đạt và thống nhất danh mục bằng chứng còn thiếu. Ghi biên bản và gửi lại để xác nhận cách hiểu.

Bước 2: Lập ma trận truy vết yêu cầu tuân thủ