Đội dự án ghép người của chủ đầu tư và nhà thầu: từ "bên A – bên B" thành một đội cùng chịu trách nhiệm

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một bệnh viện tư nhân xây dựng khối nhà điều trị mới kèm hệ thống quản lý bệnh viện. Ban quản lý dự án (chủ đầu tư) có 6 người; tổng thầu thi công cử 7 người; nhà thầu công nghệ cử 4 người. Trên sơ đồ tổ chức, tất cả là "Đội dự án", PM phía chủ đầu tư điều phối.

Một tháng sau khi thành lập:

• Mọi câu hỏi kỹ thuật của nhà thầu đều gửi bằng văn bản chính thức, trả lời mất 5–7 ngày.
• Họp giao ban hằng tuần thực chất là buổi chủ đầu tư "kiểm tra" nhà thầu; nhà thầu chỉ báo cáo điều đã chắc chắn.
• Một xung đột thiết kế giữa hệ thống điện và phòng máy chủ được cả hai nhà thầu biết từ sớm nhưng không ai nêu, vì "không phải phạm vi của mình".
• Mỗi bên giữ một bộ lịch và danh sách rủi ro riêng.

Không bên nào sai về mặt hợp đồng. Nhưng dự án đang trả giá cho việc có ba đội đứng cạnh nhau, không có một đội.

Vì sao đội ghép nhiều tổ chức khó thành một đội

• Lợi ích hợp đồng khác nhau: nhà thầu được trả theo khối lượng hoặc trọn gói; mỗi thay đổi là cơ hội hoặc rủi ro tài chính. Chia sẻ vấn đề sớm có thể bị coi là thừa nhận lỗi.
• Quan hệ quyền lực không cân bằng: chủ đầu tư nghiệm thu và thanh toán, nên nhà thầu ngại nói thật.
• Văn hoá tổ chức khác nhau: cách ra quyết định, mức độ chính thức trong giao tiếp, thói quen báo cáo.
• Đội mới hình thành: chưa có lịch sử làm việc chung để tin nhau.

Bài học từ Integrated Project Delivery

Trong ngành xây dựng, Integrated Project Delivery (IPD) là phương thức triển khai dự án tìm cách đưa mọi bên tham gia — chủ đầu tư, kiến trúc sư, tư vấn, tổng thầu, nhà thầu phụ — vào làm việc như một tổ chức thống nhất qua mọi giai đoạn thiết kế, chế tạo và thi công. Đặc điểm thường thấy:

• Hợp đồng nhiều bên (multi-party agreement): các bên chính cùng ký một hợp đồng.
• Chia sẻ rủi ro và lợi ích: lợi nhuận và thưởng gắn với thành công chung của dự án, chi phí minh bạch (open-book).
• Tham gia sớm: nhà thầu tham gia từ giai đoạn thiết kế.
• Làm việc tập trung: các bên cùng làm việc tại một không gian chung để giải quyết vấn đề nhanh.

Không phải dự án nào cũng chuyển được sang hợp đồng IPD. Nhưng PM có thể áp dụng tinh thần của nó trong phạm vi hợp đồng hiện có.