Đội mới họp tuần đầu đã cãi nhau về giờ giấc và kênh chat: soạn điều lệ đội (team charter) trước khi soạn kế hoạch

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một ngân hàng thương mại lập dự án số hoá quy trình cho vay tiêu dùng. Đội dự án gồm 9 người: 3 lập trình viên từ khối Công nghệ, 2 chuyên viên nghiệp vụ tín dụng, 1 chuyên viên quản trị rủi ro, 1 chuyên viên pháp chế, 1 chuyên viên thiết kế trải nghiệm và PM. Không ai từng làm việc với ai.

Chỉ trong 5 ngày làm việc đầu tiên, PM ghi nhận:

• Nhóm lập trình viên quen trao đổi qua công cụ chat, trong khi chuyên viên tín dụng chỉ đọc email — hai câu hỏi quan trọng bị "trôi" mất 2 ngày.
• Cuộc họp 8h00 sáng thứ Hai bị pháp chế phản đối vì trùng giao ban khối.
• Chuyên viên rủi ro tự sửa một yêu cầu nghiệp vụ ngay trên tài liệu chung, đội tín dụng coi đó là "vượt quyền".
• Một lập trình viên làm đến 22h và gửi tin nhắn cho cả đội, vài người thấy áp lực phải trả lời ngay.

Không ai trong số họ sai. Mỗi người chỉ đang làm theo chuẩn mực ngầm (implicit norms) của phòng ban cũ. Khi các chuẩn mực ngầm va nhau, đội mất năng lượng vào những xung đột không liên quan đến công việc.

Điều lệ đội là gì và nằm ở đâu trong PMBOK

Theo PMBOK® Guide ấn bản 6, điều lệ đội (team charter) là một đầu ra của quy trình Lập kế hoạch quản lý nguồn lực (Plan Resource Management – 9.1). Đây là tài liệu ghi lại giá trị, thoả thuận và quy tắc làm việc của đội. Nội dung thường gặp:

• Giá trị chung của đội (team values).
• Hướng dẫn giao tiếp (communication guidelines): kênh nào cho việc gì, thời gian phản hồi kỳ vọng.
• Tiêu chí và quy trình ra quyết định (decision-making criteria and process).
• Quy trình xử lý xung đột (conflict resolution process).
• Hướng dẫn tổ chức cuộc họp (meeting guidelines).
• Thoả thuận của đội (team agreements) về giờ làm việc, cách xin hỗ trợ, cách nhận việc…

Điều lệ đội khác với điều lệ dự án (project charter): điều lệ dự án do sponsor phát hành, cho phép dự án tồn tại và trao quyền cho PM; điều lệ đội do chính đội xây dựng để quy định cách họ làm việc với nhau. Trong môi trường agile, nội dung tương đương thường được gọi là thoả thuận làm việc (working agreements).

Ở PMBOK® Guide ấn bản 7, điều lệ đội gắn với lĩnh vực hiệu suất Đội ngũ (Team) và nguyên tắc "Tạo môi trường đội dự án cộng tác". Trong Đề cương nội dung kỳ thi PMP (ECO), "xác định quy tắc nền của đội (team ground rules)" là một nhiệm vụ của domain People.

Soạn điều lệ đội theo 5 bước