Hai giám đốc cùng "ký duyệt" một hạng mục: làm rõ quyền phê duyệt bằng ma trận RACI

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty bảo hiểm phát triển ứng dụng di động cho khách hàng. Quyết định khởi động dự án ghi: "Giám đốc Marketing và Giám đốc Công nghệ đồng phê duyệt các sản phẩm bàn giao". Chị Hương là PM.

Bản thiết kế giao diện màn hình mua bảo hiểm đi qua ba vòng:

1. Giám đốc Marketing yêu cầu thêm banner khuyến mãi, đổi màu nút cho nổi bật.
2. Giám đốc Công nghệ yêu cầu bỏ banner vì ảnh hưởng hiệu năng, giữ màu theo bộ nhận diện.
3. Đội thiết kế sửa theo người góp ý sau cùng – và người kia lại không đồng ý.

Hai tuần trôi qua, đội phát triển ngồi chờ. Mỗi người đều nói "tôi chịu trách nhiệm về trải nghiệm khách hàng". Không ai sai, nhưng dự án đứng yên.

Phân tích theo PMBOK® Guide

Góc nhìn PMBOK 7

• Stakeholder Performance Domain: đồng thuận về mục tiêu và cách ra quyết định là một kết quả mong muốn; khi quyền quyết định mơ hồ, stakeholder dù thiện chí vẫn kéo dự án theo hai hướng.
• Nguyên tắc Demonstrate leadership behaviors: PM chủ động làm rõ cơ chế ra quyết định thay vì chờ "các sếp tự thống nhất".
• Nguyên tắc Tailor based on context: cơ chế quản trị (governance) cần phù hợp với tổ chức – có nơi một người quyết, có nơi hội đồng quyết, nhưng phải rõ.
• Planning Performance Domain: phương thức phê duyệt là một phần của kế hoạch, không phải chuyện xử lý khi xảy ra.

Góc nhìn PMBOK 6

• 9.1 Plan Resource Management: ma trận phân công trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix – RAM), dạng phổ biến là RACI.
• 13.2 Plan Stakeholder Engagement và 10.1 Plan Communications Management: ai cần được hỏi ý kiến, ai chỉ cần được thông báo.
• 4.1 Develop Project Charter: điều lệ dự án nên nêu người phê duyệt và tiêu chí phê duyệt; "đồng phê duyệt" mà không có cơ chế giải quyết bất đồng là một lỗ hổng quản trị.

RACI và nguyên tắc vàng

• R – Responsible: người làm việc; có thể nhiều người.
• A – Accountable: người chịu trách nhiệm cuối cùng, phê duyệt kết quả – một và chỉ một người cho mỗi hạng mục/quyết định.
• C – Consulted: người được hỏi ý kiến trước khi quyết, trao đổi hai chiều.