Khách hàng nhà nước cần hợp đồng trọn gói, đội muốn làm agile: thiết kế hợp đồng phạm vi linh hoạt

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty phần mềm trúng thầu xây dựng hệ thống tiếp nhận và xử lý hồ sơ trực tuyến cho Sở Xây dựng một tỉnh. Hồ sơ mời thầu liệt kê 180 chức năng chi tiết, giá trọn gói, thời gian 10 tháng, nghiệm thu một lần cuối dự án.

Anh Phong – PM phía nhà thầu – nhận thấy nhiều rủi ro:

• Danh mục chức năng được viết từ hai năm trước; quy trình thủ tục hành chính đã thay đổi một phần.
• Cán bộ một cửa và người dân chưa từng được hỏi về trải nghiệm sử dụng.
• Đội phát triển quen làm Scrum, muốn bàn giao từng phần để lấy phản hồi.
• Phía chủ đầu tư lo ngại: "Agile nghĩa là không cam kết phạm vi? Chúng tôi phải giải trình với cơ quan thanh tra, kiểm toán."

Phân tích theo PMBOK® Guide

Development Approach and Life Cycle Performance Domain thừa nhận cách tiếp cận phải phù hợp cả với môi trường tổ chức – bao gồm ràng buộc pháp lý và quy định mua sắm công. Không phải lúc nào cũng làm được agile "thuần"; hybrid thường là lựa chọn thực tế.

Agile Practice Guide có phần về các kỹ thuật hợp đồng trong môi trường agile, trong đó nêu một số ý tưởng như:

• Hợp đồng nhiều lớp (multitiered structure): phần ổn định (điều khoản chung, pháp lý) tách khỏi phần dễ thay đổi (phạm vi, đơn giá), để điều chỉnh phần sau mà không phải sửa toàn bộ hợp đồng.
• Nhấn mạnh giá trị bàn giao: thanh toán gắn với các mốc bàn giao giá trị thay vì hoàn thành tài liệu.
• Phạm vi cố định theo từng giai đoạn nhỏ, ví dụ theo từng đợt hoặc từng gói chức năng.
• Linh hoạt thay thế phạm vi: khách hàng có thể hoán đổi hạng mục chưa làm lấy hạng mục mới có kích thước tương đương.

Nguyên tắc liên quan: Tailor based on context, Focus on value, Navigate complexity.

Nguyên nhân gốc của xung đột: hai bên hiểu "agile" như đối lập với "cam kết". Thực tế, agile vẫn cam kết – cam kết về thời gian, ngân sách và mục tiêu, còn phạm vi chi tiết được quản lý một cách có kiểm soát.

Cách xử lý

Lưu ý: mọi điều chỉnh hợp đồng với cơ quan nhà nước phải tuân thủ quy định hiện hành về đấu thầu và quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin. Phương án dưới đây cần được đối chiếu với bộ phận pháp chế của cả hai bên.

1. Giữ khung pháp lý, thay đổi cách tổ chức thực hiện

Không cần thay đổi loại hợp đồng nếu không được phép. Trong phạm vi 180 chức năng đã ký, đề xuất kế hoạch thực hiện , mỗi đợt khoảng 2,5 tháng, có nghiệm thu từng phần nếu hợp đồng cho phép tạm ứng/thanh toán theo giai đoạn.