Product Owner kiêm nhiệm "vắng mặt": khi backlog chờ quyết định cả tuần

Tình huống minh hoạ

Tình huống dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một ngân hàng thương mại triển khai ứng dụng cho vay tiêu dùng trực tuyến theo Scrum, sprint hai tuần, đội 7 người. Chị Hạnh – Trưởng phòng Sản phẩm cho vay – được bổ nhiệm làm Product Owner (PO), nhưng vẫn giữ nguyên toàn bộ công việc quản lý phòng, họp hội đồng tín dụng và báo cáo khối.

Sau năm sprint, Scrum Master là anh Tuấn ghi nhận:

• Trung bình mỗi sprint có 9–12 câu hỏi nghiệp vụ chờ PO trả lời quá hai ngày.
• Chị Hạnh vắng 3/5 buổi Sprint Review, ủy quyền "miệng" cho một chuyên viên mới vào nghề.
• Đội tự giả định quy tắc tính lãi phạt trả trước hạn; đến khi chị Hạnh xem bản demo thì yêu cầu làm lại, mất gần trọn một sprint.
• Thứ tự trong Product Backlog phản ánh yêu cầu của người "nói to nhất" trong tuần, không phải mục tiêu sản phẩm.

Ban giám đốc bắt đầu hỏi: "Agile có thực sự nhanh hơn không?"

Phân tích theo PMBOK® Guide

Delivery Performance Domain nhấn mạnh việc bàn giao giá trị và đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Trong cách tiếp cận agile, giá trị được tối đa hoá thông qua vòng phản hồi ngắn giữa đội và người đại diện cho khách hàng. Khi vòng phản hồi đó đứt, đội vẫn "chạy" nhưng có thể chạy sai hướng.

Các nguyên tắc liên quan:

• Focus on value – PO là người chịu trách nhiệm tối đa hoá giá trị sản phẩm (Scrum Guide 2020). Không có PO thực chất, không ai sắp xếp backlog theo giá trị.
• Effectively engage with stakeholders – PO là cầu nối giữa đội và các stakeholder kinh doanh.
• Be a diligent, respectful, and caring steward – sử dụng năng lực của đội cho đúng việc; làm lại vì thiếu thông tin là lãng phí.

Theo Agile Practice Guide, vai trò "product owner" cần người hiểu nghiệp vụ, có quyền quyết định và dành đủ thời gian làm việc cùng đội. Nguyên nhân gốc trong tình huống không phải chị Hạnh thiếu năng lực, mà là:

1. Tổ chức bổ nhiệm PO như một chức danh kiêm nhiệm, không giải phóng thời gian.
2. Quyền quyết định không được làm rõ: chuyên viên được ủy quyền không dám quyết, nên mọi thứ vẫn đợi chị Hạnh.
3. Không có sản phẩm mục tiêu (Product Goal) rõ ràng để đội tự ra quyết định nhỏ.

Cách xử lý

Bước 1: Lượng hoá chi phí của việc chờ đợi

Thay vì phàn nàn, Scrum Master thu thập dữ liệu: số câu hỏi tồn đọng, thời gian chờ trung bình, số story phải làm lại và công sức tương ứng. Đây là dữ liệu để thảo luận với PO và sponsor một cách khách quan.