Khởi động dự án mà chưa ai định nghĩa "thành công": tổ chức buổi pre-kickoff và kickoff với khách hàng doanh nghiệp

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một công ty tư vấn được thuê chuẩn hoá quy trình mua hàng và triển khai phân hệ mua hàng điện tử cho một tổng công ty sản xuất. Buổi khởi động có 26 người tham dự từ hai phía, kéo dài ba giờ, gồm 41 trang trình chiếu: giới thiệu công ty tư vấn, phương pháp luận, lịch trình 9 tháng, danh sách tài liệu cần khách hàng cung cấp.

Ba tháng sau, trong buổi báo cáo giữa kỳ:

• Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính hỏi dự án đã giúp giảm bao nhiêu chi phí mua hàng.
• Giám đốc nhà máy hỏi vì sao thời gian duyệt đơn mua vật tư khẩn cấp vẫn ba ngày.
• Trưởng phòng mua hàng thì hài lòng: quy trình đã được viết đầy đủ, hệ thống đã cấu hình xong 70%.

Ba người, ba định nghĩa thành công khác nhau. Không ai sai. Chỉ là chưa từng ai đặt câu hỏi "thế nào là thành công" ở buổi khởi động.

Vì sao kickoff với khách hàng doanh nghiệp dễ "lạc đề"

• Buổi kickoff bị coi là sự kiện nghi lễ: đông người, nhiều cấp, không ai muốn đặt câu hỏi khó trước mặt lãnh đạo.
• Mục tiêu viết trong hợp đồng thường là đầu ra, không phải kết quả: "triển khai phân hệ mua hàng" là đầu ra; "rút ngắn thời gian duyệt đơn mua" là kết quả kinh doanh.
• Các phòng ban phía khách hàng có động cơ khác nhau: tài chính muốn tiết kiệm, nhà máy muốn nhanh, phòng mua hàng muốn kiểm soát.

Hướng dẫn về gắn kết stakeholder của APM và RICS liệt kê nguyên tắc "hiểu thế nào là thành công" (understand what success is) — thành công cần được thống nhất với các bên liên quan, vì mỗi bên nhìn thành công theo một cách.

Phân tích theo PMBOK® Guide

• Develop Project Charter: điều lệ dự án nêu mục tiêu có thể đo được, tiêu chí thành công liên quan, người phê duyệt và tiêu chí thoát. Khi dự án thực hiện cho khách hàng bên ngoài, nhà cung cấp thường có điều lệ nội bộ riêng — nhưng tiêu chí thành công vẫn phải được thống nhất với khách hàng.
• PMBOK 7 – nguyên tắc "Focus on value": dự án tồn tại để tạo ra giá trị; đầu ra chỉ là phương tiện. Lĩnh vực hiệu suất Measurement yêu cầu chọn thước đo phản ánh được giá trị.
• Plan Stakeholder Engagement và Plan Communications Management: kickoff là thời điểm công bố cách hai bên sẽ làm việc với nhau — ai quyết định gì, họp khi nào, leo thang thế nào.

Cách làm: tách hai buổi, mỗi buổi một mục đích