Ba cơ quan cùng "sở hữu" một dự án nhưng không ai quyết: thiết kế cơ chế phối hợp liên cơ quan

Tình huống minh hoạ

Tình huống và số liệu dưới đây là giả định, dùng để minh hoạ.

Một tỉnh triển khai dự án cơ sở dữ liệu đất đai – dân cư dùng chung. Sở Tài nguyên và Môi trường giữ dữ liệu đất đai, Công an tỉnh giữ dữ liệu dân cư, sở phụ trách chuyển đổi số giữ hạ tầng. Văn bản giao nhiệm vụ ghi: "Ba đơn vị phối hợp triển khai". Không có dòng nào nói ai là người quyết định khi ba bên bất đồng.

Sau bốn tháng, PM của đơn vị tư vấn ghi nhận:

• 11 cuộc họp liên ngành, mỗi cuộc kết thúc bằng "các đơn vị tiếp tục nghiên cứu, thống nhất sau".
• Định nghĩa "thửa đất đã xác thực" khác nhau giữa hai sở, dẫn tới hai mô hình dữ liệu song song.
• Ngân sách năm sau chỉ một đơn vị đề xuất, hai đơn vị còn lại "tưởng bên kia đã đề xuất".
• Đầu mối của một cơ quan đổi hai lần; người mới không nắm các thống nhất cũ vì không có văn bản.

Không ai chống đối dự án. Vấn đề là không có cơ chế phối hợp, chỉ có thiện chí phối hợp.

Vì sao dự án liên cơ quan khó hơn dự án một cơ quan

Trong một tổ chức, sponsor có quyền điều phối nguồn lực và phân xử bất đồng. Ở dự án liên cơ quan, mỗi bên có nhiệm vụ pháp lý, ngân sách, văn hoá và cấp trên riêng. Theo cách nhìn của PMBOK® Guide ấn bản 7, đây là môi trường có độ phức tạp hệ thống (system complexity) và mơ hồ (ambiguity) cao: nhiều chủ thể độc lập, tương tác với nhau, và chính "thành công" cũng chưa được định nghĩa chung.

Văn phòng Trách nhiệm Giải trình Chính phủ Mỹ (GAO) đã nghiên cứu nhiều năm về hợp tác liên cơ quan. Báo cáo GAO-12-1022 (2012) đưa ra bộ câu hỏi then chốt khi thiết kế một cơ chế phối hợp, gom thành bảy nhóm. Năm 2023, GAO cập nhật thành tám thực hành dẫn đầu (GAO-23-105520) với ví dụ cụ thể: 16 cơ sở xử lý chất thải hạt nhân của Bộ Năng lượng Mỹ hiểu khái niệm "nghiên cứu và phát triển" theo cách khác nhau, nên dữ liệu gửi lên trung ương không so sánh được. Đó chính là "thửa đất đã xác thực" của tình huống trên.

Bảy câu hỏi GAO, dịch sang ngôn ngữ của PM